Акт приема передачи документа из архива

Готовим документы на хранение: нюансы и образец акта приема-передачи документов в архив

Акт приема передачи документа из архива

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Образец акта приема-передачи документов в архив, порядок действий

Ведение бухгалтерского учета напрямую связано с первичной документацией. Любая хозяйственная операция подтверждается документально. Соответственно ворох бумаг бесконечно растет и заполняет свободное пространство кабинета.

Как правильно подготовить документацию к сдаче в архив, какие данные должен содержать акт приема-передачи документов в архив и зачем это нужно? Эта статья поможет разложить все по полочкам и упорядочить действия сдающей стороны.

Необходимость сдачи документов на хранение

За рабочий год на предприятиях накапливается огромное количество различных документов, по которым завершилось делопроизводство. У каждого первичного документа есть свой срок хранения, например, документы на сотрудников предприятия хранятся 75 лет, некоторая первичная бухгалтерская документация хранятся 5 и более лет, а проектная документация 20 лет.

Когда нужно сдавать документы на хранение:

  • В случае перемещения внутри организации
  • В случае отсутствия места для их хранения
  • При создании на предприятии электронного архива
  • При изменении юридического статуса организации (реорганизация, ликвидация, продажа)

Одной из функций предприятия является сохранность документов в течение указанного срока. Учет срока хранения начинается с начала следующего года, т.е. начало хранения накладной, датированной 05 августом 2017 года будет исчисляться с 01.01.2018 года.

Дела группируются по срокам следующим образом:

  • постоянное хранение
  • временное хранение
  • предназначенные к уничтожению

Готовим документы к хранению

Для того, чтоб работники архива приняли ваши документы, их необходимо верно оформить.Ниже представлено несколько правил, которые помогут подготовить дела в соответствии с требованиями.

Документы, предназначенные к передаче, можно группировать по следующим признакам:

  • номенклатура
  • хронология
  • дата
  • географический признак
  • алфавит

Перечень действий, которые необходимо выполнить до сдачи в архив:

  1. Сгруппированные документы сшиваются в твердый переплет.
  2. Листы дела сшиваются и пронумеровываются. Количество листов в деле содержит до 250 листов и не превышает толщину тома в 4 см.
  3. На последнем листе тома указывается заверительная надпись, которая включает количество прошитых листов.
  4. Если подшивка бумаг может нанести вред экземпляру (например, старинная рукопись), такие документы не сшиваются, а передаются в коробках или папках.
  5. Если заголовок дела не отображает содержание, то используют внутреннюю опись.
  6. При сдаче бухгалтерской документации нужно разделить первичную документацию и бланки строгой отчетности. При наличии таких бланков оформляется отдельная опись в присутствии членов комиссии. Данные документы являются материальными ценностями.
  7. Обложки дел формируются с учетом ГОСТ.
  8. Составляется опись. Каждое дело пронумеровывается и вносится в опись. На документацию, связанную с сотрудниками предприятия, формируются отдельные описи.

Документы группируются в дела, имеющие одну тему, с одним сроком хранения. Папки формируются в рамках одного календарного года и складываются с учетом хронологии событий. Приложения к документам прикрепляются вне зависимости от срока утверждения и даты. В случае неверного оформления или выявления несоответствия стандартам, документы возвращаются на доработку.

Что делать после сдачи в архив?

Если вы сдали документы в архив, о них можно забыть, но бывают случаи, когда важные бумаги могут покинуть стены архива.

Если случилась такая ситуация, то выдача производится на основании распоряжения руководства.

При выдаче запрашиваемого документа на его место подшивается лист-заменитель, в котором указана вся информация документа. Если запрашивается дело, то на его место помещают карту-заменитель.

Если документы изымаются по решению суда, то процедура проходит в присутствии представителей организации. В таком случае существует возможность снять копии изымаемой документации с указанием на них даты изъятия. На весь перечень изымаемых документов составляется протокол, который передается под роспись руководителю.

В случае кражи или порчи документов создается комиссия по расследованию, которую назначает руководитель. Если есть необходимость, участие принимают следственные и другие органы надзора. Результаты расследования фиксируется актом, который заверяется руководством, а копия передается в заинтересованные органы.

Формирование акта приема-передачи

Формат акта не унифицирован, но содержит ряд реквизитов, которые необходимо заполнить, это:

  1. Название акта.
  2. Акт нумеруется, проставляется дата и место оформления.
  3. Перечисляются все документы, готовые к передаче в архив. Кроме наименования, перечень содержит количество листов, указывается дата и тип документов (оригинал либо копия).
  4. В акте указываются действующие стороны акта: наименование ЮЛ, ФИО представителей.
  5. Документ заверяется печатью и подписями передающих/принимающих сторон.

Акты оформляются в двух экземплярах, если документы хранятся на предприятии, и в четырех, если документы сдаются в гос. архив.

Законодательством регулируется составление акта в случае, когда передаются бланки строгой отчетности/материальные ценности. В остальных случаях на рассмотрение руководителей и заинтересованных лиц.

Вариантов хранения документов два:

  • Вариант №1. Хранение на территории предприятия. В данном случае, допускается упрощенное оформление дел, которые хранятся до десяти лет. Такие пачки сшивать необязательно, допустимо хранение в скоросшивателях.
  • Вариант №2. Хранение в государственном архиве. Документы группируются в определенном порядке, сшиваются, нумеруются и передаются в гос. архив. Хранение документов в гос. архиве платное, хотя документы, касающиеся работников, гос. архив обязан принять безвозмездно.

Примерный образец акта приема-передачи документов в архив, вы можете посмотреть здесь:

Скачать образец акта приема-передачи [32.50 KB]

Документооборот играет важнейшую роль в жизненном цикле предприятия. Очень часто приходится восстанавливать информацию, хранящуюся в документах прошлых лет.

Архивное дело способно организовать процесс по сохранности, поиску и предоставлению необходимых бумаг в кратчайшие сроки.

А оформление акта даст гарантию передающей стороне, что вся документация находится в надежном месте и ее сохранность обеспечена. Держите документы в порядке!

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: http://PravoDeneg.net/buhuchet/primary/obrazets-akta-priema-peredachi-dokumentov-v-arhiv.html

Акты приема-передачи и уничтожения документов

Акт приема передачи документа из архива

Год документа: 2019

Группа документа: Договоры

Вид документа: Акт

Форматы для скачивания: DOC, PDF

Акты приема-передачи и уничтожения документов – образцыдокументооборота любой организации. При этом бумага составляется как припередаче документов внутри одной компании, так и между двумя юридическими илифизическими лицами (в зависимости от ситуации).

Передача и утилизация документации подтверждаются актами, формы которых определяет организация самостоятельно. Как правило, шаблон удостоверяется приказом руководителя. Также разрешается использовать акты передачи и уничтожения в любой свободной форме: на простом листе А4 или листе с фирменным обозначением.

В сегодняшней статье детально рассмотрим, что пишется в шаблонахна передачу, уничтожение и утрату документации.

Дочитайте статью: в конце можно скачать образцы актов.

Акт приема-передачи документов

Передаточный акт используется во многих ситуациях. Наиболеепростой вариант – передача пакета документации от одного лица к другому.Делается это, чтобы подтвердить факт передачи документов при увольнениисотрудника. Таким образом, снижается вероятность пропажи или порчи документации.Факт отсутствия каких-либо папок подтверждается актом, который имеетюридическую силу.

Если передаются документы важной значимости илисекретности между двумя организациями – также составляется передаточный акт,только уже между двумя юрлицами. Подобный документ также составляется междучастными лицами.

Для передачи документации может использоваться шаблон,принятый в компании, или образец в свободной форме. Вне зависимости от формы, вакте должны прописываться обязательные реквизиты, без которых бумага не будетиметь юридической силы.

Как составить акт в свободной форме:

  1. Прописываем название документа, его номер, если это фиксируется, а также реквизиты договора, к которому составляется акт (это касается больше передачи бумаг между юридическими лицами).
  2. Прописываем информацию об участвующих сторонах. Если это физические лица: ФИО и данные паспорта (при простой передачи от увольняющего работника к работнику заменяющему хватит ФИО). Если юридические: полное наименование организаций и информация о представителях.
  3. Перечисление передаваемых бумаг, краткая информация, количество, сведения о датах.
  4. Подписи сторон.

Внутри организации акт используется при передаче кадровыхдокументов, приемке документов, которые имеют важную значимость в работепредприятия или содержание папок имеет конфиденциальную информацию.

Передаточный акт не относится к обязательной процедуре документооборота предприятия, однако специалисты рекомендуют его составлять, чтобы избежать в дальнейшем неприятностей. Особенно это касается случаев, когда новый руководитель или главный бухгалтер принимает дела, либо происходит реорганизация или продажа компании.

При сменедиректора

При смене руководителя новый сотрудник обязан принятьдела от предыдущего директора. Акт составляется в любой форме, обычно, это ужеустановленный в компании образец на фирменном бланке.

В верхнем правом углупрописывается приказ и дата принятия образца, посередине – название бумаги.

Далее– информация о комиссии, которая занимается передачей бумаг, среди них долженбыть сотрудник, который передает дела.

Перечень передаваемых бумаг приводится в виде списка или табличном варианте. Внизу члены комиссии ставят личные подписи и дату составления акта.

При сменеглавного бухгалтера

Примерно такая же процедура нужна и при передачебухгалтерских документов от увольняющего главного бухгалтера к его заместителюили сотруднику, который пришел на его место.

Составляется акт в свободной форме по общепринятымстандартам компании. Образец может закрепляться приказом руководителя илидругим локальным нормативом. Рекомендуется провести инвентаризацию основныхстатей баланса, сдать отчетность, свериться по расчетам с налоговой службой ивнебюджетными фондами. В акте отражаются:

информация о самом документе (название, сведения о форме установления, дата составления)  
информация об учетной политике, наличие неточностей в отчетности, причины их возникновения
опись ценного имущества главного бухгалтера (ключи от сейфов, электронные ключи для использования специализированных программ, штампы и печати)  
перечень передаваемых документов (можно оформить приложением к акту)

В конце ставятся подписи ответственных лиц.

При продаже ООО

При продаже ООО (имеется в виду 100% доли от учредителяили нескольких учредителей) процесс приема-передачи кадровых документов,устава, бухгалтерской документации и прочего происходит ни от одного учредителяк другому, а именно от старого директора к новому. Ответственность за них несетименно руководитель, поэтому назначение нового директора происходит одним изспособов:

  • старый директор слагает свои полномочия ипередает их новому еще до фактической продажи;
  • после продажи и регистрации нового учредителя импринимается решение о снятии старого руководителя и назначении нового.

Только после этого происходит передача дел от одного к другому лицу. Предыдущий директор по акту передает учредительные документы, бухгалтерскую и кадровую документацию, печати и штампы, уставные документы и прочее. Таким образом, происходит процедура схожая с процедурой приемки-передачи при смене директора.

Акт науничтожение документов

Акт на уничтожение документов является документальнымподтверждением необходимости утилизации документации. Сюда относятся бумаги:

  • с истекшим сроком хранения;
  • которые не имеют значения для текущей идальнейшей деятельности компании;
  • которые не несут научного и историческогозначения для организации.

Акт составляется в любой форме, принимается также бланк, утвержденный на предприятии. Утилизируются бумаги любого структурного подразделения. Для этого предварительно создается экспертная комиссия с количеством участников, как минимум, два человека. При этом в комиссию должен входить человек из отдела, списание документов на уничтожение которого и производится.

Комиссия принимает решение о выделении документов куничтожению и по результатам анализа составляет акт. Вне зависимости от шаблона,в нем указываются:

  • общеорганизационные сведения (дата составления,дата утилизации, номер утвержденного приказа, обоснование уничтожениядокументации);
  • информация о членах комиссии;
  • перечень бумаг, срок хранения которых истек,либо хранить которые нецелесообразно (подробно описывается название папок,номера по номенклатуре дел, количество, дата заведения и прочее);
  • указывается способ уничтожения.

Предлагаем рассмотреть пример уничтожения бухгалтерских документов.

Кстати! Комиссия вправе принять решение о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Акт об утрате документов

Как бы хорошо не был устроен учет документов и архивной деятельности, случаются ситуации, при которых возможна утеря бумаг. Это могут быть форс-мажоры (пожары, затопления), кража, потеря по халатности сотрудников и прочее.

Если обнаруживается недостача документации, приказом руководителя назначается комиссия по расследованию этого дела. Она же в конечном итоге составляет акт об утрате документов. Образец составляется в любой форме.

В акте прописывается информация об участниках комиссии, перечень утраченной документации и подробности о ней (названия, номера дел, дата заведения и закрытия). Описывается причина утраты, возможность восстановления. Акт об утрате визируется участниками комиссии и руководителем.

Несмотря на то, что подобные акты составляются в свободной форме, компании разрабатывают собственные образцы, руководствуясь общепринятыми правилами. Скачайте примеры актов в формате ворд бесплатно. Вы сможете их использовать в работе или применять для собственных шаблонов.

Скачатьдокументы

Если вы не нашли ответ на свой вопрос или остались недопонимания, обратитесь за бесплатной консультацией к юристу в чате на нашем сайте

Акт приема-передачи документов
Акт об утрате документов
Акт приема передачи дел при смене директора
Акт приема передачи дел при смене бухгалтера

Источник: https://Dogovory.com/dogovori/2812-akty-priema-peredachi-i-unichtozheniya-dokumentov.html

Акт приема передачи документа из архива

Акт приема передачи документа из архива

Меню

— Полезная информация — Акт приема передачи документа из архива

  1. Один сотрудник увольняется, и на его место приходит новый работник, который должен принять все дела. Во избежание утраты документов, ошибок при их передачи и прочих нежелательных ситуаций нужно не только корректно предоставить все бумаги, но и отразить этот факт документально.
  2. Один сотрудник переходит на другую позицию и передает дела своему заместителю или новому работнику, пришедшему на его место. Например, передача бухгалтерских, кадровых, административных документов.
  3. Банкротство организации – в этих случаях возникает необходимость передачи сразу всех бумаг, для чего составляется большое количество актов, разделенных по группам в соответствии с видами документации.
  4. Наконец, в случае реорганизации компании (слияния ее с другими, объединения отделов и т.п.) также возникает необходимость передать все дела.

Акт приема передачи документов из архива

Если это предусмотрено правилами, то бумаги должны быть снабжены необходимыми реквизитами: датой и регистрационным номером.

Прием и передача бухгалтерских документов

Для обеспечения надлежащего порядка приема и передачи бухгалтерских документов необходимо иметь точный перечень всех бумаг, имеющихся в наличии.

Справка

Согласно общему правило, такой перечень содержится в номенклатуре дел предприятия или прописывается в его учетной политике.

При осуществлении передачи бухгалтерской документации, необходимо сразу определить, входят ли в ее состав бланки строгой отчетности. В силу того, что данный вид бумаг является материальной ценностью, факт их передачи лучше всего оформить отдельным актом.

Акт приема передачи документов архив

Перед увольнением должностное лицо, ответственное за хранение бумаг, составляет акт приема-передачи, который подписывается им самим и новым должностным лицом.

Оформление передачи конкурсному управляющему

Арбитражный управляющий принимает и ведет дела организации в случае оформления процедуры банкротства. Он осуществляет все операции по работе с деловыми бумагами фирмы вплоть до ее полного закрытия. После этого документация компании передается на государственное хранение в соответствующем архивном учреждении.

Этап №1

Процедура передачи документов осуществляется при обязательном присутствии как передающего, так и принимающего должностного лица.

Акт приема передачи документов в архив образец

Наименование компании.

Название документа.

Место составления, дата.

Преамбула содержит информацию о лице, сдающем документы и лице, осуществляющих их прием, а также список лиц, входящих в состав комиссии, если таковая была создана.

Основная часть акта содержит перечень всех документов и сведения об их количестве.

Подписи всех лиц, участвующих в процедуре.

Сам текст акта может быть составлен в процессе осуществления ручного подсчета бумаг. Другой вариант — сначала готовится черновик, в нем дается список всех единиц подсчета, а уже потом указывается их число, документ перепечатывается и его подписывают обе стороны и все участники комиссии.

Структура и содержание

Как правило, акт составляется на фирменном бланке компании, где уже указано ее полное наименование.

Акт приема передачи документов в архив организации

Внимание В таком случае, возникает необходимость оформления передачи бумаг от одного лицу другому.

Во всех перечисленных выше случаях законодательство требует составления акта прием-передачи. Наличие всех положенных реквизитов, а именно, подписей лиц, осуществляющих сдачу и прием деловых бумаг и подписей членов комиссии, если таковая будет создана, являются необходимым атрибутами акта, обеспечивающими его юридическую силу.

Требование составления акта не является жестким для всех случаев передачи бумаг. Акт обязателен, если передаются товарно-материальные ценности или бланки строго учета.

В остальных ситуациях акт составляется по обоюдному желанию сторон.

Акт приема передачи документов в архив в рк

Кирилловой И.В., Румянцевой Н.Х. документы архива за 2007-2012 годы и справочный аппарат к ним.№ п/п Название и № описи Кол-во экземпляров описи Кол-во принятых дел Кол-во ед. хр.

страхового фонда Примечание 1 2 3 4 5 6 1 Опись № 1 дел постоянного хранения за 2007—2011 годы 1 39 — 2 Опись № 1 дел постоянного хранения за 2012 год 1 12 — 3 Опись дел № 2 по личному составу за 2007—2011 годы 1 31 — 4 Опись дел № 2 по личному составу за 2012 год 1 23 —

Итого принято 105 (сто пять) дело и 2 (две) описи по одному экземпляру.

Документы и описи находятся в удовлетворительном состоянии.

Наряду с этим передаются:

  • дело фонда;
  • журнал учета поступающих и выбывающих документов (имеет электронный вид);
  • журнал учета выдачи дел из архива во временное пользование;
  • печать «Архив».

Общая площадь архива – 54,3 кв.м.

Документально зафиксировать передачу документов:

полный список всех бумаг;

  • их количество;
  • их вид (оригинал, копия, заверенная копия);
  • дату передачи (иногда и время);
  • передавшая сторона;
  • принявшая сторона.
  1. Использовать его в качестве основного доказательства при необходимости (чаще всего – в судебных разбирательствах).

Когда может понадобится

Предполагается, что передача бумаг может произойти в любой момент, поэтому он составляется в разных случаях, при передачи:

  1. Между 2 частными гражданами.
  2. Между 2 юридическими лицами (например, когда пакет документов уходит как сопровождение коммерческого предложения).
  3. Между физическим и юридическим лицом.

Однако наиболее распространенный случай связан с обменом бумагами внутри одной компании.

Если данная процедура предполагают наличие специальной комиссии, то обязательно должны присутствовать все ее члены.

Этап №2

Каждая бумага должна быть проверена на полноту и правильность оформления и зафиксирована в акте. Принимающая сторона должна произвести подсчет всех единиц передаваемого пакета документации. В том случае, если имеется в наличие комиссия, то подсчет осуществляют ее члены.

Порядок оформления

На законодательном уровне не закреплен единый стандарт оформления акта приема-передачи.

Это означает, что каждая компания может оформлять его по-своему.

Количество листов в деле содержит до 250 листов и не превышает толщину тома в 4 см.

  • На последнем листе тома указывается заверительная надпись, которая включает количество прошитых листов.
  • Если подшивка бумаг может нанести вред экземпляру (например, старинная рукопись), такие документы не сшиваются, а передаются в коробках или папках.
  • Если заголовок дела не отображает содержание, то используют внутреннюю опись.
  • При сдаче бухгалтерской документации нужно разделить первичную документацию и бланки строгой отчетности. При наличии таких бланков оформляется отдельная опись в присутствии членов комиссии. Данные документы являются материальными ценностями.
  • Обложки дел формируются с учетом ГОСТ.
  • Составляется опись. Каждое дело пронумеровывается и вносится в опись.

Факт передачи документов от одного сотрудника другому оформляется актом приема-передачи документов. Как правильно его составить и заполнить, расскажем в статье.

Деятельность любой фирмы и предприятия сопровождается производством большого количества деловых бумаг.

За каждым должностным лицом закреплен свой пакет документации, которым он пользуется в повседневной работе и за хранение которого несет ответственность. Со временем срок действия деловых бумаг истекает, и они подлежат передаче в архив на хранение.

Другая ситуация, при которой может возникнуть необходимость оформления передачи бумаг — перемещение их из одного отдела в другой.
Наконец, третья ситуация передачи бумаг — должностное лицо, отвечающее за данный пакет документации, может уволиться или перейти на другую должность.

Во многих организациях имеется в наличии свой собственный архив и сотрудник, отвечающий за его работу. Этот же сотрудник осуществляет прием документов на хранение и подписывает акт приема-передачи.

Справка

Следует обратить внимание, что особенность подготовки деловых бумаг для передачи в архив зависит от срока их предполагаемого хранения. Так, обязательному прошиванию и нумерации подлежат дела со сроком хранения более 10 лет, а дела со сроком хранения менее 10 лет можно оставить в скоросшивателях.

Оформление ликвидации, реорганизации или продажи фирмы

Процедура оформления ликвидации и процедура оформления реорганизации или продажи несколько отличаются.

В первом случае часть документов фирмы должна быть передана на хранение в муниципальный или государственный архив.

Часто в организации и не бывает ничего иного, выступающего в роли научно-справочного аппарата. Это нормально.

В акте приема-передачи при смене ответственного за архив необходимо указать наличие и состояние непосредственно документов архива, имеющихся учетных документов в архиве, если имеется – печати, а также оборудования и инвентаря.

Здесь можно посмотреть установленную форму акта приема-передачи архива.

Евгения Полоса

  • Образец акта об уничтожении документов
  • Исполнение запросов в организации архива
  • Исполнение запросов: архивная выписка и архивная копия
  • Архивная справка – образец составления
  • Личное дело работника

Здравствуйте подскажите пожалуйста приступаю к работе в суде, буду заниматься и архивом, но мне его никто не передает по акту-передачи архива.

Источник: http://north-lawyer.ru/akt-priema-peredachi-dokumenta-iz-arhiva/

Акт приема передачи документов: Образец и простой бланк

Акт приема передачи документа из архива

В случае приема передачи документов, как правило, составляется соответствующий акт. Готовый пример документа, правила его составления и юридические нюансы – обо всем этом прямо сейчас.

Пустой бланк акта о передаче документации (word)

Простой образец акта приема передачи документов (word)

Образец акта передачи дел при смене директора (word)

Назначение и юридическая сила

Документ имеет полную юридическую силу, и несмотря на то, что его роль зачастую кажется чисто формальной, это не совсем так.

Назначение:

  1. Документально зафиксировать передачу документов:

полный список всех бумаг;

  • их количество;
  • их вид (оригинал, копия, заверенная копия);
  • дату передачи (иногда и время);
  • передавшая сторона;
  • принявшая сторона.
  1. Использовать его в качестве основного доказательства при необходимости (чаще всего – в судебных разбирательствах).

Бланк и образец 2019 г

Конкретной формы утвержденной законодательством не существует, поэтому каждая компания и/или физическое лицо вправе составить его по собственному образцу. Обычно в нем должна отражаться следующая информация:

  1. Название, дата его составления (это и есть день вступления его в силу), место составления (город или иной населенный пункт).
  2. Полное официальное название компании, передающей и принимающей документы (в том числе в тех случаях, когда обмен бумагами происходит в пределах одной фирмы).
  3. ФИО, паспортные и контактные данные физических лиц, если в обмене участвуют именно они.
  4. ФИО, должность и табельный номер (при наличии) ответственных сотрудников, которые собственно передают бумаги и принимают их.
  5. Перечень всех передаваемых документов обычно оформляют в виде таблицы. Приводятся такие данные:
  • номера (в хронологическом порядке);
  • полные официальные названия документов;
  • дата их составления/подписания;
  • номер бумаги (в соответствии с системой нумерации, принятой в компании);
  • форма (оригинал, копия, заверенная копия) и количество всех листов (страницы не считаются).
  1. Далее ставятся подписи сторон, расшифровки подписей (фамилия, инициалы) и печать, если компания использует ее в своей работе.

Пустой бланк, который можно использовать в работе в большинстве случаев, представлен ниже:

А вот реальный пример заполнения:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. По необходимости допускается приложить к нему и другие важные документы – чаще всего это подробные описи. Тогда в акте нужно отразить ссылки на описи, а не перечислять названия всех бумаг (для экономии времени).

Передача документации при смене директора

Это один из наиболее распространенных и в то же время один из наиболее сложных случаев. Он всегда связан с особенно важными бумагами и материальной ответственностью. Как правило, передают такие документы:

  • учредительные (регистрация компании, сведения об учредителях, Устав и т.п.);
  • первичная бухгалтерская отчетность;
  • лицензия на ведение деятельности и прочая разрешительная документация;
  • заключения налоговых и иных проверок;
  • ценные бумаги, векселя;
  • свидетельства о правах собственности на помещения, объекты имущества, производственное оборудование и т.п.;
  • договоры аренды, поставки и другие соглашения с контрагентами;
  • платежные документы и др.

Образец подобного акта отличается от простого бланка приема документации. Основное отличие состоит в том, что передаваемых бумаг не очень много, поэтому их можно оформить обычным перечнем, а не таблицей. Наряду с этим подписываетсядокумент всегда в присутствии свидетелей – сотрудников компании, в которой происходит смена руководства.

Пример на который можно опираться как на образец, представлен ниже.

Особенности процедуры состоят в следующем:

  1. Прежде всего, до оформления и самой процедуры передачи необходимо провести специальную инвентаризацию всех бумаг, чтобы заранее понимать, есть ли какая-то недостача и в чем ее возможные причины. По результатам инвентаризации составляется отчетный документ произвольного образца.
  2. Затем для подтверждения того, что все бумаги действительно не утеряны, привлекаются другие ответственные лица – это финансовый директор, начальник отдела кадров, главный бухгалтер, а при необходимости – и их заместители.

В особенно ответственных случаях для подтверждения корректности приема передачи документов необходимо  вызвать нотариуса. Он засвидетельствует чистоту передачи и заверит акт своей печатью и подписью.

Таким образом, сама по себе – это несложная процедура, однако важно внимательно контролировать действия сотрудников на каждом этапе и убедиться в наличии всех документов как минимум дважды.

ссылкой:

(2 3,00 из 5)
Загрузка…

Источник: https://2ann.ru/prostoj-obrazec-akta-priema-peredachi-dokumentov/

Акт приема-передачи документов (образец)

Акт приема передачи документа из архива

В процессе осуществления деятельности в организации может произойти смена генерального директора или других должностных лиц. В связи с этим необходимо правильно провести передачу документации.

Просто так важные документы передавать нельзя — стороны должны составить акт приема-передачи документов (образец 2019 года вы найдете в конце статьи).

Данный акт станет весомым доказательством того, какие именно бумаги были переданы в определенный момент времени.

Что это за документ и обязательно ли его надо оформлять?

Акт приема-передачи документов формируется в рамках корпоративных отношений. Это документ, в котором отображается передача бухгалтерских, учредительных и прочих документов от одного лица другому (или от одной организации к другой). Подписанный представителями обеих сторон акт подтверждает тот факт, что один участник правоотношений передал документацию, а второй – получил ее.

В действующем законодательстве отсутствует требование о том, что акт приема-передачи бухгалтерских документов или иной внутренней документации необходимо составлять в обязательном порядке.

Но, несмотря на это, должностные лица часто используют его. Документ имеет юридическое значение, и если дело дойдет до судебных разбирательств по причине утери каких-либо бумаг и т.п.

, он будет выступать в качестве важного доказательства.

Данный документ особенно важен, если происходит смена руководителя, его заместителей или главного бухгалтера. Этот процесс всегда сопровождается сдачей дел, поэтому здесь важна каждая мелочь. Прежде, чем подписать акт, заинтересованная сторона должна проверить предоставленный ей пакет документов, иначе впоследствии она может столкнуться с неожиданными неприятностями.

В каких случаях требуется оформление акта?

Акт приема-передачи документов, образец которого будет представлен далее, необходим в таких случаях:

  • при передаче документации от одного сотрудника другому;
  • при смене руководящих лиц в организации;
  • при перемещении важных документов внутри предприятия;
  • при сдаче бумаг на хранение в архив компании.

Особенности составления документа

Форма акта приема-передачи документов не установлена на законодательном уровне. Каждая организация имеет право разрабатывать ее по своему усмотрению. В документ обязательно следует включить такие реквизиты:

  • его полное наименование;
  • дату и место составления;
  • наименование фирмы;
  • состав комиссии (при ее назначении);
  • подробный перечень документов, передающихся от одного физического лица другому;
  • присвоенные регистрационные номера документов, дел и т.п.;
  • Ф.И.О. и подписи лиц (кто сдал, и кто принял);
  • подписи членов комиссии.

При составлении акта приема-передачи бухгалтерских документов значительное внимание надо уделить бумагам, которые передаются в оригинале. В акте обязательно делают отметку об этом.

Если сторона, которая приняла финансовую документацию, утратит какой-нибудь документ и попытается обвинить в этом другую сторону – в суде всегда можно доказать свою правоту.

Рекомендуется также снимать копии всех передаваемых бумаг.

Составление акта при смене генерального директора

Составление акта приема-передачи документов при смене директора – это типичная процедура, связанная с особенностями корпоративных отношений.

Часть документации восстановить крайне трудно, поэтому факт передачи тщательно фиксируется. Принимающая сторона должна уделить большое внимание проверке учредительных документов, лицензий, доверенностей, договоров.

При необходимости к акту прикладывают ксерокопии наиболее важных бумаг и описи документов.

Прямая обязанность генерального директора передавать документацию по акту нигде не зафиксирована. Однако, в п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.

2011 № 402-ФЗ указано, что при смене руководителя компании необходимо обеспечить и передачу бухгалтерских документов. Порядок передачи каждая организация определяет самостоятельно.

Положения, регламентирующие обязательную передачу документации от бывшего гендиректора к новому, следует закрепить в локальных нормах организации.

Составление акта при смене бухгалтера

Акт приема-передачи документов при смене главного бухгалтера необходимо составлять для того, чтобы у нового сотрудника был на руках точный перечень имеющихся в наличии бумаг.

Если в состав бухгалтерской документации входят бланки строгой отчетности – на них следует составить отдельный акт. Передачу печати также стоит оформить новым актом.

При передаче дел могут присутствовать представители специально созданной комиссии.

Источник: https://spmag.ru/articles/akt-priema-peredachi-dokumentov-obrazec

Акт приема передачи документов

Акт приема передачи документа из архива

Приемно-передаточный акт относится к официальному типу бланков, подтверждающему передачу деловой документации от одного участника – другому. Акт заполняется, как правило, при заключении соглашений между контрагентами. Подобный бланк обычно пишется по заявке учреждения, нуждающегося в необходимых материалах либо по заявлению предпринимателя.

Как правильно составить передаточный акт в 2019 году

В законодательстве РФ отсутствуют нормативы по шаблону приемно-передаточного акта, но, как и в каждом деловом свидетельстве, в подобном акте обязаны отображаться следующие сведения:

  • Название свидетельства.
  • Номер и дата оформления, с отображением населенного пункта, где оно составлено
  • Список передаваемых материалов, их число и тип (оригинал либо ксерокопия).
  • Название учреждения, Ф.И.О. сторон, принимавших участие в подписании акта.
  • Подписи представителей сторон, заверенные печатями.

Приемно-передаточный бланк записывается в двух экземплярах, с передачей по одному экземпляру каждому участнику операции.

Перед оформлением акта необходимо вначале подготовить материалы, подлежащие передаче. Заполняя акт передачи, желательно соблюдать следующую структуру документа, которую можно условно разделить на три раздела:

  1. Первый раздел. Здесь заполняется название бланка «Акт приема-передачи документов». Далее необходимо отобразить дату заполнения свидетельства и населенный пункт, в котором осуществлялась операция. После отображаются реквизиты сторон, принимавших участие в оформлении документа. Для юридических лиц — это название учреждения и Ф.И.О. представителей сторон. Для физических лиц – Ф.И.О и паспортные данные.
  2. Второй раздел – отводится под список передаваемых документов. Для удобства он, как правило, оформляется в виде таблицы, с отображением следующих колонок:
  • № п/п.
  • Наименование документа.
  • Дата, в соответствии с учетом документации в учреждении.
  1. Заключительный раздел. В данной части документа отображаются конечные сведения о числе экземпляров составленного документа и подписи сторон сделки. Для юридических лиц здесь необходимо отобразить не только Ф.И.О, но и должности подписантов, с подтверждением сделки печатями учреждений.

Особенности заполнения

При записывании сведений в приемно-передаточное свидетельство необходимо соблюдать особенности формы:

  1. Например, при внутриведомственной передаче материалов, в левом верхнем углу заполняется название учреждения. В правом углу ставится резолюция руководителя учреждения.
  2. Затем записывается дата составления приемно-передаточного бланка.
  3. В описательной части перечисляются Ф.И.О. участвующих лиц в передаче документов, с отображением должностей.
  4. Далее составляется таблица с перечислением передаваемых документов.
  5. Затем отображается число экземпляров составленного бланка
  6. В заключении ставятся подписи представителей сторон.

Если данный документ предназначен для внутреннего использования учреждения, документ утверждается руководителем предприятия.

При заполнении межведомственного бланка, пункт № 1 не заполняется и подписи участников должны заверяться печатями.

Основное назначение приемно-передаточного акта – это доказательство того, что документы действительно переданы в количестве, отображенном в бланке.

документа

Каждое учреждение имеет право оформлять приемно-передаточный акт по индивидуально разработанной форме. При этом, важным обстоятельством является то, чтобы в бланке были отражены пункты:

  • Название, дата и место написания свидетельства передачи.
  • Название учреждения, где выполняется передача документации (для юридических лиц)
  • Полная Ф.И.О представителя, передающего бумаги. При необходимости отображаются данные паспорта.
  • Полная Ф.И.О представителя, принимающего бумаги (если представитель из другого учреждения, то проставляются реквизиты и название учреждения).
  • Список отдаваемых материалов, с отображением числа экземпляров, числа страниц, номера документов и даты его создания. При больших объемах передающего материала удобней составлять списки в табличной форме.
  • В конце бланка проставляются подписи участников операции, а при межведомственной передаче дополнительно заверяется печатями учреждений.

Надо отметить, что составлять такие акты можно при приеме важных документов на хранение в период какой-либо деятельности.

Например, можно сдать документы представителю, оформляющему по доверенности заказчика заграничные выездные материалы.

  При утере исполнителем переданных документов, такой акт будет основанием для обращения в любую инстанцию для разрешения спора. Можно привести еще не мало примеров, показывающих полезность составления подобных актов.

Акт приема передачи документов другому лицу

Приемно-передаточный акт является приложением к договору между сторонами и обеспечивает факт передачи товаров от исполнителя к заказчику.

Заключение соглашения между исполнителем и заказчиком, осуществляется в соответствии с законодательством РФ.

А подписанный приемно-передаточный акт лишь является официальным фиксирующим документом, с помощью которого выполняется передача деловых документов.

Данное свидетельство о передаваемой документации обладает юридической силой.

Форма составления свидетельства об отправке документации другому лицу предусматривает отображение следующих пунктов:

  • Название свидетельства.
  • Дата подписания.
  • Место подписания.
  • Название передаваемых материалов в виде списка.
  • Число передаваемых материалов.
  • Ф.И.О. участвующих сторон.
  • Основание для оформления бланка.
  • Подписи сторон.
  • Печати.

В составляемом свидетельстве можно также отображать сведения о документации. При этом, раздел с претензиями необходимо описывать отдельно.

Требования к акту передачи документов другому лицу

При сегодняшнем развитии бизнеса возникает не мало вопросов по финансированию проектов, приобретению оборудования, требующих вложение немалых средств, из-за чего вымываются оборотные средства предпринимателей.

Одним из выходов из складывающихся обстоятельств является аренда объектов. При этом, заключение соглашения об аренде не будет полным без оформления соответствующего приемно-передаточного акта объекта, с отображением всего перечня документации и оборудования, предаваемого другому лицу, в данном случае арендатору.

Если в договоре аренды отображаются все моменты относительно использования оборудования (сроки и режим эксплуатации, условия оплаты, продолжительность соглашения и т.д.

), то в приемно-передаточном акте отображается факт передачи документации, в которой обозначены все технические характеристики арендуемого оборудования, и указывается количество документов.

Поэтому приемно-передаточный акт передачи другому лицу играет важную роль в отношениях между сторонами сделки.

В спорных ситуациях заверенный бланк передачи может стать решающим, так как при разрешении спорных вопросов о исполнении договора, благодаря письменному акту можно доказать, например, факт передачи той или иной документации или начало действия договора между сторонами. Можно сказать, что акт подтверждает факт начала исполнения договорных отношений.

Перед составлением приемно-передаточного бланка нужно подготовить требуемые материалы, которые будут предаваться клиенту.

Составление приемно-передаточного бланка начинается, как отмечено в предыдущих разделах, с отображения реквизитов участников и отметкой места и даты составляемого свидетельства. В отличии от бланка, составляемого между учреждениями, приемно-передаточный акт другому человеку предусматривает отображение сведений о получателе с указанием паспортных данных и адреса проживания физлица.

В содержательной части, выполненной в виде таблицы отображается список передаваемой документации с отображением (названия каждого документа, состава, числа страниц, экземпляров и т. д,).

Заключительным этапом в оформлении акта является его подписание участниками приема-передачи.

Скачать примеры составления стандартного приемо-передаточного акта

Источник: https://DocInfo.net/akt-priema-peredachi-dokumentov/

Юрист Шереметьев
Добавить комментарий