Как правильно обнулить подотчет

Как взыскать подотчетные деньги

Как правильно обнулить подотчет

Решение оформляется, как правило, в форме приказа или распоряжения. Унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено. В данной ситуации лучше руководствоваться Письмом Роструда от 9 августа 2007 г. N 3044-6-0.и получить письменное согласие работника на удержание.

При этом ст.138 Трудового Кодекса РФ ограничивает размеры удержания до 20% от заработной платы работника. Поэтому неизрасходованные подотчетные суммы будут удерживаться ежемесячно при каждой выплате заработной платы работнику, пока не будут погашены полностью.

Пример.Прораб ООО «Стройинвест» П.Н. Кузьмин получил 20 января 2013 г.

Как правильно обнулить долг по подотчетным суммам сотрудника

взносов (10 000 руб.

2. Выдача нового подотчета при незакрытом старом может обернуться для компании штрафом до 50 000 руб. по статье 15.1 КоАП РФ. Новый , как и его предшественник, разрешает выдавать очередную сумму подотчетных только после того, как работник отчитался по предыдущему авансу (п.

6.3 Указания Банка России от11марта 2014г. №3210-У). Санкций за это нарушение нет.

Как выдать средства денежные в ПОД ОТЧЕТ, как сдать Авансовый ОТЧЕТ

Мюллер С приказом ознакомлен(а): ________ Е.В.

Иванов________ А.С. Петрова14.09.2019 Подотчетники не всегда успевают в установленный срок отчитываться за те суммы, что получили авансом и предоставить товарные чеки.

Размер средств, выдаваемых в подотчет директору, законодательно не регламентирован.3. Подотчетное лицо при наличных расчетах с поставщиками — не более 100000 рублей по одному договору.к меню ↑Как происходит выдача денег? Дана пошаговая инструкция.Только при наличии организация вправе оформить расходный кассовый ордер (п.

6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У)

Как правильно выдать деньги в подотчет директору?

В связи с этим существует распространенное мнение о том, что заявления директора как такового для получения им денег под отчет не нужно, а его роль может выполнить распоряжение, отдаваемое руководителем финансовой службе, кассирам или бухгалтерии.

На наш взгляд, подобное оформление подотчетных сумм не исключает рисков, заключающихся в том, что контролирующие органы могут счесть такие суммы выданными неправомерно, поскольку в указании № 3210-У четко обозначено название документа-обоснования для получения средств под отчет — заявление (а не распоряжение или какой-либо другой документ). А вот ставить разрешающую визу на своем заявлении директору не стоит.

Хотя ее наличие не будет считаться нарушением порядка оформления выдачи подотчетных средств. Все остальные правила, приведенные в предыдущем разделе статьи, — в т.

Пять действенных способов обнулить накопленный подотчет директора

Например, его автомобиля.

Для этого запросите у директора документы, показывающие, сколько он тратит на обслуживание своего авто в год (месяц, квартал).

Затем оформите от имени директора заявление на компенсирование расходов по использованию автомобиля и впишите в него рассчитанную сумму по обслуживанию машины. В бухучете фиксируете следующие операции: Операция Дт Кт Сумма, руб.

188 ТК РФ, п. 3 ст. 217 НК РФ). На уменьшение налога на прибыль траты на компенсацию за использование личного транспорта можно отнести только в размере от 600 до 1 500 руб.

Требование к подотчетнику, которое поможет защититься от доначислений

Что обязательно должно быть в документе.

Необходимо указать фамилию, имя, отчество и должность сотрудника, в адрес которого выставляется требование.

Отметить реквизиты первичных документов, подтверждающих факт выдачи денег под отчет. А также зафиксировать срок представления авансового отчета, оправдательных документов и возврата неизрасходованных средств.

Кроме того, необходимо указать срок, по истечении которого сотрудник должен был представить авансовый отчет или вернуть денежные средства.

Помимо этого в требовании нужно зафиксировать условие о том, что если сотрудник не вернет деньги или не представит авансовый отчет в установленный срок, то руководитель компании издаст приказ о взыскании задолженности из зарплаты работника.

Дополнительные меры безопасности. Срок, на который можно выдавать под отчет наличные деньги, законодательно не ограничен.

Выдаем деньги под отчет: пошаговая инструкция

: — истечения срока, на который выдавались деньги; — возвращения из командировки; — выхода на работу (например, после отпуска или болезни, если срок выдачи денег попал на этот период).

К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие расходы (например, товарные и кассовые чеки). Авансовый отчет предъявляется главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю. Лицо, которому представлен авансовый отчет, проверяет целевое расходование денежных средств, наличие подтверждающих документов, правильность их оформления и подсчет сумм.

После этого авансовый отчет утверждается руководителем. Срок, в течение которого осуществляется проверка данного отчета, его утверждение и окончательный расчет, устанавливается руководителем (подпункт 6.3 п.

6 Указания). После утверждения авансового отчета производится списание подотчетных денежных сумм.

Источник: https://rusdolgi.ru/kak-vzyskat-podotchetnye-dengi-29860/

Как правильно обнулить подотчет

Как правильно обнулить подотчет

Расходы можно учесть при расчете налога на прибыль конечно, если их обосновать. На проверке будет сложно доказать обоснованность расходов. Понадобится авансовый отчет с подтверждающими документами (накладными, чеками и т. п.).

Все способы, кроме первого, подойдут и для случаев, когда деньги числятся за другим сотрудником компании, например заместителем директора и т. д.

В любом случае предварительно получите одобрение руководителя. Ведь его подпись будет нужна на оформляемых документах. Чтобы убедить его в необходимости разобраться с зависшими подотчетами, расскажите о возможных негативных последствиях как для него, так и для компании.

Прежде всего накопившийся подотчет проверяющие могут посчитать доходом директора. Тогда налоговики начислят с этой суммы НДФЛ, а фонды — взносы. Предположим, руководитель взял из кассы 10 000 руб. и не отчитался за них.

Тогда каждый раз, получая промежуточные дивиденды, часть их директор-учредитель может направлять на погашение подотчета. Вам надо будет удержать НДФЛ по ставке ниже обычной — 9, а не 13 процентов (п.

4 ст. 224

НК РФ). Взносы с дивидендов платить не требуется, ведь это выплаты не в рамках трудовых отношений (письмо ФСС РФ от 18 декабря 2012 г. № 15-03-11/08–16893).

В бухгалтерском учете начисленные дивиденды отражают так:

Дебет 84 Кредит 70 субсчет «Расчеты по выплате дивидендов»

— начислены дивиденды директору-учредителю.

Как видим, ничего сложного в этом способе нет. Единственное ограничение — дивиденды рискованно выдавать из наличной выручки.

Ее можно тратить только на цели, перечисленные в новом Указании Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У. А дивиденды в этом документе не упоминаются.

К уменьшению по налогу на прибыль можно поставить сумму в 911 400 руб. (700 000 + 211 400). Значит, налога на прибыль к уплате будет меньше на 182 280 руб.

(911 400 × 20%).

В целом с подотчетной суммы в 700 000 руб. вы заплатите налогов и сборов на сумму 120 120 руб. (302 400 – 182 280). А если у организации нет прибыли, то придется все 302 400 руб.

Рассмотрим теперь, сколько же налогов надо будет заплатить, если применить иные способы обнуления подотчета.

Способ 1.
Начисление дивидендов

Кто может применять: организации, у которых по итогам отчетного периода есть прибыль.

Процедура обнуления подотчета: после окончания квартала, полугодия или года составляем протокол учредителей и справку о начислении промежуточных (или годовых) дивидендов.

Как правильно обнулить подотчет директора

Важно

— 75 000 руб. — возвращен аванс подотчетником.

Можно поступить по-другому: сначала выдать директору заем из кассы, а потом он вернет компании деньги тоже наличными. Но выдать заем руководителю можно только из наличности, снятой с расчетного счета, а не из кассовой выручки (п.

4

Внимание

Указания № 3073-У).

Когда срок действия договора займа истечет, то у директора опять зависнет долг перед компанией. В такой ситуации есть два варианта действий.

Первый — можно продлевать срок займа.

Это позволит не платить НДФЛ и взносы. Но налоговики могут посчитать, что заем фактически является облагаемым доходом директора.

Второй — через три года списать не возвращенный в срок заем как безнадежный долг. Но тогда проверяющие могут усомниться в том, что компания не смогла удержать его у директора.

С какой даты отсчитывать этот срок, зависит от того, на какие цели сотруднику были выданы подотчетные деньги.

Если сотрудник получил деньги под отчет на хозяйственные нужды, то отчитаться за них он должен в течение трех дней со дня окончания срока, на который они ему были выданы* (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Если деньги выданы под отчет на командировочные расходы, то отчитаться за них сотрудник должен в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки (п. 26 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Аргументы такие.

Нельзя утверждать, что сотрудник присвоил себе сумму подотчетных денег, пока не доказано обратное. А вот аргументировать то, что аванс был потрачен на те цели, на которые был выдан, – можно.

Для этого необходимо будет составить документы, подтверждающие расходование денег и оприходование товаров (работ, услуг).
Это могут быть:

– отчет об использовании наличных денежных средств;

– акт рабочей комиссии об установлении факта расхода наличных денежных средств, выданных в подотчет;

– объяснительные у сотрудников, не сдавших расходные документы, с информацией о товарах и т. д.

Можно даже составить документы, подтверждающие то, что указанная сотрудником цена приобретения не отличается от рыночной.

Но компанию могут обвинить в том, что она скрывает облагаемый доход директора.

Второй — через три года списать не возвращенный в срок заем как безнадежный. Здесь проверяющие могут усомниться в том, что компания не смогла удержать долг у своего же директора.

И решат, что фактически долг прощен. Значит, надо платить НДФЛ (письмо ФНС России от 11 октября 2012 г. № ЕД-4-3/17276) и взносы (письмо Минздравсоцразвития России от 17 мая 2010 г. № 1212–19).

Способ № 3. Выдать директору матпомощь или денежный подарок

Для кого подходит: Для любой компании.

Способ не требует ни наличия прибыли, ни особых условий в трудовом договоре с директором. Конечно, можно выдать директору и премию. Но она в полном объеме облагается НДФЛ и взносами.

С этой суммы ему лично надо заплатить 1300 руб. НДФЛ (10 000 руб. x 13%), а организации — 3000 руб. взносов (10 000 руб. x 30%). Таким образом, покупка подорожает на 4300 руб. (1300 3000).

Кроме того, инспекторы доначислят пени и штрафы. Хотя доначисления можно попробовать оспорить на том основании, что невозвращенные подотчетные деньги не являются доходом работника (постановление ФАС Поволжского округа от 1 апреля 2013 г. по делу № А55-15647/2012.

Если компания продолжает выдавать деньги под отчет при наличии задолженности по ранее выданным суммам, инспекторы могут взыскать штраф до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Новый порядок ведения кассовых операций разрешает выдавать очередную сумму подотчетных только после того, как работник отчитался по предыдущему авансу (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Формально санкций за это нарушение нет.

НДФЛ Долг никуда не исчезнет, просто срок его погашения отодвинется во времени Договор займа Выдать материальную помощь или денежный подарок Не нужно платить НДФЛ и взносы с матпомощи в пределах 4000 руб. в год.

Подарок не облагается НДФЛ в пределах такой же суммы, а от взносов вообще освобожден Нельзя списать на расходы подарки и денежную помощь Заявление.

Приказ (для материальной помощи), договор дарения (для денежного подарка) Арендовать личное имущество директора или выплачивать компенсацию за его использование Не нужно платить страховые взносы, а в случае с компенсацией — и НДФЛ На проверке надо будет доказать, что имущество директора действительно используется в производственной деятельности компании Договор аренды или соглашение о выплате компенсации и приказ Провести в учете личные расходы директора как расходы компании Не нужно начислять НДФЛ и взносы.

С 1 января 2014 года акционерные общества выплачивают дивиденды строго по безналичному расчету (п. 8 ст. 42 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ). А это означает, что сначала понадобится перечислить деньги на банковскую карточку или расчетный счет директора, а затем он должен будет вернуть эти деньги компании, то есть погасить подотчетный долг.

Оформлять зачет и выдавать наличные, как в случае с ООО, рискованно.

Налоговики на проверке могут решить, что дивиденды, выданные с нарушением порядка, таковыми не являются, а представляют собой обычный доход. Тогда НДФЛ пересчитают по ставке 13, а не 9 процентов.

Способ № 2.

Переоформить долг по подотчету в заем

Для кого подходит: Для всех компаний.

Переоформление подотчета в беспроцентный заем не потребует больших финансовых и трудозатрат, но полностью не решит проблему с зависшим долгом.

Судьи согласились, что НДФЛ компания удерживать не должна, и отменили доначисления».

5. Статья: Пять действенных способов обнулить накопленный подотчет директора

«Зависший на директоре подотчет — проблема многих компаний. Как правило, деньги, которые берет руководитель из кассы, оформляют на хозяйственные нужды. Но часто документов для подтверждения таких затрат нет. Со временем незакрытая сумма подотчетных становится настолько солидной, что может привлечь внимание проверяющих из налоговой службы и фондов.

Конечно, идеальный вариант обнулить подотчет — чтобы директор вернул все деньги в кассу или представил подтверждающие документы. Но добиться этого не всегда возможно. Тогда пригодятся другие способы. В статье вы найдете пять самых жизнеспособных и сможете выбрать оптимальный для вашей компании (см. также таблицу ниже).

С суммы этой материальной выгоды придется исчислить и заплатить в бюджет НДФЛ по ставке 35 процентов.

Конечно, можно оформить процентный заем, причем проценты установить такие, чтобы у работника не возникало материальной выгоды.

Но это еще более трудоемкий вариант, ведь понадобится оформлять документально и проводить в учете не только сумму займа, но начисление и уплату процентов.

Кроме того, у организации возникают доходы в виде процентов по займу, с которых надо заплатить налог на прибыль.

Что касается формы расчетов, безопасный вариант здесь — это перечислить заем директору по безналу, а он потом погасит этими деньгами свой подотчетный долг.

Пример 2: Как долг по подотчету заменить на договор займа

Долг директора перед компанией по подотчетным средствам составляет 92 000 руб.

Источник: http://pravogarant23.ru/kak-pravilno-obnulit-podotchet/

Как правильно оформлять подотчетные задним числом

Как правильно обнулить подотчет

Сразу скажем, выдача денег под отчет после их фактического расхода не предусмотрена п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций, утвержденным Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Поэтому ситуации, когда сотруднику компенсируются расходы, фактически понесенные ранее на приобретение товаров, работ или услуг в интересах организации-работодателя, выдачей средств под отчет не являются, и оформлять их заявкой, авансовым отчетом и расходным кассовым ордером (РКО) нельзя. Однако законодательство предусматривает другие варианты оформления таких операций.

Договор купли-продажи

Самый простой способ — выкупить у сотрудника приобретенный им для организации товар. Оформляется такая операция договором купли-продажи, который заключается с сотрудником от имени организации.

Однако для организации — плательщика НДС эта операция будет менее выгодна, чем прямая покупка в магазине.

Ведь по такому договору она не сможет принять к вычету НДС, поскольку приобретает товар у обычного физлица, которое плательщиком НДС не является, налог к уплате не предъявляет и счет-фактуру не оформляет.

При этом, чтобы возместить сотруднику реально понесенные им затраты на покупку, цену по договору придется установить с учетом НДС, который работник заплатил в магазине.

Кроме того, выплата по договору купли-продажи образует доход работника, а значит, возникают вопросы, связанные с НДФЛ.

Причем в такой ситуации сотрудник имеет право на получение вычета в размере расходов, понесенных на приобретение проданного товара (пп. 1 п. 2 ст. 220 НК РФ).

Поэтому удержать налог при выплате организация не сможет, и работнику по окончании года придется самостоятельно отчитаться по этой операции в инспекцию, подав соответствующую налоговую декларацию (пп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ).

С одной стороны, заключение договора купли-продажи — это простой способ компенсировать работнику понесенные им затраты без налоговых рисков, с другой — его заключение влечет дополнительную налоговую нагрузку на самого работника, а в некоторых случаях и на организацию. Применить этот метод можно только к товарам. «Выкупить» у работника приобретенные им для организации работы или услуги таким образом уже не получится. Поэтому на практике данный способ не распространен.

Договор поручения

Факт приобретения физическим лицом каких-либо благ для организации можно оформить не только договором купли-продажи, но и, например, договором поручения. Ведь при толковании договора нужно исходить из действительной воли сторон и сути сложившихся между ними отношений (п. 2 ст. 170 ГК РФ).

В рассматриваемой ситуации воля сторон не направлена на заключение двух сделок купли-продажи (п. 3 ст. 154 ГК РФ): работник не собирается потреблять лично то, что он приобретает, или «перепродавать» работодателю, получая с этого доход.

Сотрудник изначально действует как представитель организации и в ее интересах и рассчитывает на возмещение потраченных средств.

Это же можно сказать и об организации, которая разрешает физлицу действовать от своего имени при заключении первичного договора и готова компенсировать его затраты в согласованном размере.

ТК РФ не регулирует подобные правоотношения между сотрудником и организацией, они все же в большей степени гражданско-правовые. В соответствии со ст.

 971 ГК РФ о договоре поручения одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и за счет другой стороны (доверителя) определенные юридические действия. Права и обязанности по сделке, совершенной поверенным, возникают непосредственно у доверителя.

Заключение договора поручения снимает все те неудобства, которые возникают в случае с договором купли-продажи:

  1. Поверенный может заключить для доверителя не только договор купли-продажи, но и договор выполнения работ и оказания услуг.
  2. Если речь все же идет о товаре, то право собственности на него изначально возникает не у работника, а у организации. А значит, для организации продавцом товара, который принес работник, будет уже не физическое лицо, а другая организация или ИП. Соответственно, есть возможность получить правильно оформленный счет-фактуру и поставить НДС к вычету.
  3. У работника не появляется обязанности по окончании года отчитываться по НДФЛ. Ведь единственные выплаты, которые происходят в рамках нашего договора поручения, — это возмещение понесенных расходов (ст. 975 ГК РФ), а значит, дохода у работника не возникает (ст. 41 НК РФ).

Документов не хватает

Казалось бы, договор поручительства — это идеальный вариант оформления «подотчета постфактум»! Однако между организацией и физлицом нет письменного договора поручения, тогда как ГК РФ требует, чтобы договоры между физлицом и организацией оформлялись в письменной форме вне зависимости от суммы сделки (ст. 161 ГК РФ). Нарушение этого правила не делает договор автоматически недействительным.

Это всего лишь лишает стороны права при возникновении судебного спора ссылаться на свидетельские показания (ст. 162 ГК РФ). Но у налоговой на это свой взгляд: ст. 252 НК РФ требует подтверждения расходов документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, в данном случае ст. 161 ГК РФ. Поэтому письменный договор необходим.

Получается замкнутый круг, из которого есть два выхода:

  1. Можно оформлять не договор, а иные письменные документы, сопровождающие сделку и подтверждающие, что работник изначально действует в интересах и по поручению организации, например: служебные или объяснительные записки, а также отчеты работников о произведенных покупках, завизированные руководителем организации. Кроме того, подтверждать отношения поручения могут приказы или распоряжения о выплате компенсации, в которых будет указано, что работник по поручению организации понес расходы и поэтому ему выплачивается компенсация в соответствии со ст. 975 ГК РФ.
  2. Можно заключить письменный договор уже после того, как работник совершил сделку, и, воспользовавшись правом, данным п. 2 ст. 425 ГК РФ, распространить его действие на отношения, возникшие до момента заключения. Но надо учитывать, что сделка с третьим лицом, которая заключена до вступления в силу посреднического договора, не считается совершенной во исполнение поручения (п. 6 Обзора практики разрешения споров по договору комиссии Приложения к Информационному письму Президиума ВАС РФ от 17.11.2004 № 85). Поэтому, распространяя действие письменного договора на отношения, возникшие до его подписания, нужно обязательно указать, что еще до подписания договора между сторонами существовала соответствующая устная договоренность на совершение конкретных сделок, а настоящим договором стороны лишь формализуют данный факт, как того требует ГК РФ.

Но эти способы не дают стопроцентной гарантии защиты от претензий налоговых органов в отношении включения затрат на покупку в расходы и вычета НДС.

Поэтому все же лучше избегать подобных ситуаций и заранее выдать сотрудникам соответствующие доверенности, в которых при необходимости можно установить лимит возмещения понесенных расходов — как разовый, так и в период времени (месяц, квартал, год). Можно совместить оба критерия.

Трудовой договор — без проблем

В заключение заметим, что все вышесказанное актуально именно для ситуации, когда сотрудники заключают договоры в интересах фирмы, приобретая для нее за счет собственных средств те или иные товары, работы или услуги.

Когда речь идет о расходах, которые сотрудник несет в рамках трудовых отношений, например, во время командировки приобретает за свои деньги билеты, оплачивает гостиницу и т.п.

, для оформления компенсации в такой ситуации никаких дополнительных договоров не требуется, хотя и подотчетом это тоже не является. Остановимся на этом моменте чуть подробнее.

Предположим, в связи с экстренностью командировки сотруднику пришлось купить билеты на собственные средства. Также он оплатил гостиницу за три дня проживания. По возвращении необходимо возместить ему расходы на командировку согласно предоставленному отчету и подтверждающим документам. Как правильно это сделать?

Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы на проезд, наем жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Таким образом, возмещение расходов, фактически понесенных работником в связи с командировкой, является безусловной обязанностью работодателя. При этом данные средства не являются выданными работнику под отчет, так как возмещаются фактические затраты. Соответственно, выдаются они не в порядке, предусмотренном п. 6.

3 Порядка ведения кассовых операций, а на основании отдельного распоряжения руководителя в порядке, установленном коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Причем их перечисление никак не связано с имеющимися у сотрудника «незакрытыми» авансами: даже если таковые имеются, возместить расходы все равно необходимо (ст. 168 ТК РФ).

Источник: https://kontur.ru/articles/4626

Можно ли давать подотчет свыше 1млн и как правильно оформить

Как правильно обнулить подотчет

Способ хорош тем, что ничего не надо искусственно оформлять: директор-учредитель получает свои же деньги и вносит их в счет подотчетного долга. Главное, чтобы должник на это согласился. Возможно, аргументы, приведенные выше, его убедят.

Как правило, дивиденды выплачивают по итогам года. Но общее собрание акционеров (участников) может принять решение выплачивать дивиденды по итогам квартала, полугодия или девяти месяцев. Это так называемые промежуточные дивиденды.

Тогда каждый раз, получая промежуточные дивиденды, часть их директор-учредитель может направлять на погашение подотчета. Вам надо будет удержать НДФЛ по ставке ниже обычной — 9, а не 13 процентов (п. 4 ст. 224 НКРФ).

Взносы с дивидендов платить не требуется, ведь это выплаты не в рамках трудовых отношений (письмо ФСС РФот18 декабря 2012г. №15-03-11/08–16893).

Какую максимальную сумму можно выдать сотруднику подотчет в 2018 году

Практические советы при выдаче денег в подотчёт Деньги под отчёт предприятие вправе выдавать как сотрудникам, состоящим в их штате, так и подрядным организациям. Однако с последними из них могут возникнуть проблемы, связанные с подачей авансового отчёта.


Важно Дело в том, что нередко бывают случаи найма недобросовестных подрядчиков, которые зная, что не числятся в компании и с них никаких средств удержать не могут, попросту не выполняют обязательства по предъявлении отчёта по затратам, из-за чего в бухгалтерии фирмы возникают проблемы.

Что делать в этом случае? Выдавать средства при работе предприятия, не состоящего в штате, следует только после того, как подрядчик подпишет бумаги о материальной ответственности перед фирмой.

Какую сумму максимально можно выдать в подотчет

  • наличными в кассу;
  • на расчётный счёт компании.

Однако в этом случае может возникнуть проблема с самим банком. Так, некоторые финансовые учреждения отказываются принимать наличные, если предприятие выдавало их в электронном виде.

Чтобы избежать данной проблемы, перечисляя средства через банк, не нужно упоминать, что это подотчётный возврат. Лучше всего указать деньги, как прочие поступления, или аннулировав приходный ордер, вернуть остаток средств работнику и провести возврат, как удержание задолженности из заработной платы.

Выдача денег в подотчет из кассы в 2017 году: главные правила

Расходный кассовый ордер (РКО) по форме КО-2 Спорные моменты и проверка Часто при получении и выдаче подотчётных средств возникают проблемные моменты, решать которые необходимо сразу и на месте.

Часто неопытные бухгалтеры откладывают их решение на потом и выписывают сотруднику нужную сумму, что потом заканчивается штрафами либо увольнением.

В таблице ниже приведены примеры спорных моментов, возникающих довольно часто: Ситуация Решение Сотруднику срочно потребовались подотчётные, а руководителя нет на работе. Оформить приказ может заместитель директора или бухгалтер, но только при наличии доверенности на проведение данной процедуры.

Руководитель в устной форме попросил выделить ему деньги под дальнейший отчёт. Выдача подотчётных осуществляется исключительно при наличии письменного заявления и директор не исключение.
Сотруднику необходима сумма больше установленного лимита в 100 тыс.

Как происходит выдача денег в подотчёт

Алгоритм Для начисления подотчётных средств в законодательстве установлен определённый порядок, состоящий из нескольких этапов:

  • проверка относительно долгов за ранее выданные суммы;
  • составление заявления;
  • оформление расходного ордера;
  • проводка ордера в кассе;
  • проверка кассовой книги.

Пишется заявление в свободной форме на имя руководителя предприятия и лично сотрудником, на которого будут выделяться деньги. В нём обязательно указывается сумма наличности и срок использования.

Расходный ордер оформляется главным бухгалтером, кассиром либо управляющим компании. Подписывает его так же бухгалтер или директор, в зависимости от того, кто из них есть на рабочем месте.

Перед выдачей средств кассир обязан проверить полученный расходник, а также удостовериться в личности подотчётного лица, затребовав паспорт или иной документ.

Онлайн журнал для бухгалтера

Внимание

Если в налоговом отчёте не указать данные средства, как подотчётные, то ФНС примет это за нарушение. Кроме того, за получение этих денег с подотчётного лица будет изъят налоговый сбор.

Все бухгалтерские отчёты предприятия ведутся в программе 1С, подотчётные средства не являются исключением. В случае невозврата остатка денег или отчёта по тратам в установленные сроки, недостающую сумму отражают как по кредиту — расчёт с подотчётными лицами, так и по дебету — недостачи и потери. В дальнейшем недостающие суммы списываются и вносятся в программу, как оплата труда персоналу либо расчёты за прочие расходные операции.

Какую максимальную сумму можно выдать в подотчет в 2017 году?

В бухгалтерском учете начисленные дивиденды отражают так: Дебет 84 Кредит 70 субсчет «Расчеты по выплате дивидендов»

  • начислены дивиденды директору-учредителю.

Как видим, ничего сложного в этом способе нет. Единственное ограничение — дивиденды рискованно выдавать из наличной выручки.

Ее можно тратить только на цели, перечисленные в новом Указании Банка России от7 октября 2013г. №3073-У. А дивиденды в этом документе не упоминаются. Прямой ответственности за нецелевые траты выручки из кассы в законодательстве нет.

Но есть риск, что налоговики обвинят компанию в несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств. А за это предусмотрен штраф до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ). Но как тогда выплачивать дивиденды? Все зависит от организационно-правовой формы вашей компании — ООО или АО. Если у вас ООО.

Оформляем подотчет по новым правилам

Никаких особенностей и привилегий в получении расходных денег под отчёт для директоров законом не предусматривается, ведь они такие же работники компании, как и все. Процедура оформления, как и в общих случаях, начинается с составления приказа и написания заявления.

Отличие только в том, что в заявлении не нужно писать «Директору ООО…», достаточно указать наименование компании и заверить документ подписью и печатью.

Скачать пример заполнения приказа о выдаче денег под отчет руководителю Скачать бланк приказа о выдаче денег под отчет руководителю Если при налоговой проверке выяснится факт выдачи директору подотчётных средств, но не обнаружится заявления, то фирме грозит штраф в размере 50 тыс.

за нарушение законодательства касательно ведения кассовых операций.

Например, мебель, электронику, автомобили. Конечно, если директор передаст вам все документы на покупку, а машину оформит на компанию. Но будьте готовы, что налоговики на выездной проверке потребуют предъявить им все купленное.

А использование личного автомобиля в деятельности компании надо будет подтверждать путевыми листами. У организации возникает еще и обязанность платить транспортный налог. Наконец, через компанию можно провести далеко не все расходы директора. Проблематично будет обосновать покупку новой резины, если в организации нет автомобиля.

Или приобретение мотоцикла, если вы не развозите никаких товаров покупателям. Если доказать обоснованность таких покупок невозможно, то лучше их в учете не показывать, а выбрать другой способ закрыть подотчет.

Июнь 2014 г.

По этой причине подотчётные деньги можно получить исключительно через кассу торговой организации, которая для таких целей ведёт специальную кассовую книгу. Любые суммы, выдаваемые из кассы, будь то зарплата либо средства на расходы предприятия, выделяются сотрудникам на основании расходного ордера, в котором фиксируется следующая информация:

  • данные сотрудника, получившего деньги;
  • сумма;
  • целевое назначение;
  • номер приказа;
  • срок использования;
  • дата выдачи.

Размер подотчётных определяет директор фирмы, и он же снимает нужную сумму с расчётного счёта предприятия.

Если денег нужно не много, то их можно взять из остатка наличности, находящейся в кассе на момент обращения сотрудника. Схема для директора Выдача подотчётных средств для руководителя фирмы производится в таком же порядке, как и в случае с остальными сотрудниками.

Основанием для выдачи командировочных является приказ руководителя о направлении сотрудника в служебную поездку. Если в заявлении на выдачу работник организации не укажет срок, на который он получает деньги, то отчёт о расходах нужно будет предоставить в течение трёх рабочих дней после их получения.

Образец заявления на выдачу денег под отчет Приказ и документы Основой процедуры выдачи подотчётных средств является составление приказа вышестоящего руководства. Только на его основании бухгалтерия организации вправе списать с основного счёта предприятия оговариваемую сумму на производственные расходы.

Бланк приказа можно скачать в интернете либо составить его в свободной форме, пример которой также с лёгкостью найти на просторах интернета.

Источник: http://lcbg.ru/mozhno-li-davat-podotchet-svyshe-1mln-i-kak-pravilno-oformit/

Юрист Шереметьев
Добавить комментарий