Правила оформления вкладыша в тру

Особенности и образец оформления вкладыша в трудовую книжку

Правила оформления вкладыша в тру

Сведения о трудоустройствах и увольнениях граждан вносятся в трудовую книжку. Количество листов в этом документе ограничено, при их окончании не требуется получать новую книжку, достаточно вшить вкладыш. Существует несколько правил, как оформить вкладыш в трудовую книжку.

Вкладыш – это документ, соответствующий ряду критериев:

  • Параметры (по законодательному стандарту) – 8,8х12,5 см;
  • Материал – картон;
  • – 46 страниц, в точности повторяющих структуру и расположение граф трудовой книжки.

Особенностью вкладыша является наличие элементов защиты. Одним из них является уникальный идентификационный номер, расположенный в верхнем правом углу каждого листа. Он подлежит регистрации в трудовой книжке сотрудника, поэтому она неразрывно связана с вкладышем.

Во избежание ошибок, нужно сначала завести вкладыш, и только потом внести соответствующую отметку в штампе на трудовой книжке. Ведь в случае неправильного заполнения испорченный вкладыш подлежит уничтожению, а в трудовой книжке останутся его номер и серия. При этом придется ставить новый штамп, места для которого на титульном листе книжки не так уж много.

Оформлением вкладыша, как и основной трудовой книжки, занимается уполномоченный на это сотрудник. В крупной организации это начальник отдела кадров, в небольшой – главный бухгалтер или руководитель организации.

Некоторые факты

Важно: действующими Правилами точно не установлено, куда нужно ставить штамп о выдаче вкладыша, можно ли сделать эту отметку вручную, и куда подшивать сам вкладыш.

Исходя из сложившейся практики, в том числе судебной:
1) штамп о выдаче вкладыша лучше проставить так, чтобы он не вытеснял другие записи, но был читаем; 2) вручную отметку сделать можно, но желательнее использовать штамп; 3) подшивают вкладыш, как правило, в конце книжки, перед обложкой, хотя логичнее это сделать перед разделом «Сведения о награждениях», а удобнее в середине на самой прошивке вкладыша.

Рассмотрим, что должен сделать сотрудник кадровой службы при оформлении вкладыша:

  • шаг 1 – получить документ в бухгалтерии или приобрести его в специальном магазине;
  • шаг 2 – зарегистрировать вкладыш в специальной учетной книге (реестре) движения трудовых книжек и вложений к ним;
  • шаг 3 – вшить вкладыш в основную трудовую книжку;
  • шаг 4 – в полностью заполненную трудовую поставить оттиск штампа «Выдан вкладыш» и вписать его номер. Выбор места для данного штампа законодательно не регламентируется. Оптимальный вариант – поставить его на титульном листе трудовой книжки в правом верхнем углу;
  • шаг 5 – заполнить титульный лист вкладыша и поставить на нем печать организации. Следует учесть, что все данные о владельце документа в трудовой и во вкладыше должны быть идентичными, иначе документ не будет являться действительным;
  • шаг 6 – занесение необходимых сведений во вкладыш трудовой. Стоит отметить, что во вкладыше в трудовую книжку нумерация продолжается. Пример: последняя запись в трудовой была за номером 55, следовательно, первая запись во вкладыше будет за номером 56.

Для минимизации действий в случае допущения ошибки при заполнении бланка документа, целесообразно шаги 5 и 6 выполнить после шага 2.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку смотрите в видео

Заполнение бланка вкладыша

Вкладыш заполняет работодатель либо работник, у которого закончилась трудовая книжка. При его заполнении важно учитывать ряд моментов:

  1. На титульном листе указывается фактическая дата заполнения вкладыша, но не оформления трудовой книжки.
  2. Вносятся только та информация о работниках, которая является действительной на данный момент (это касается уровня образования, имени и т.д.).
  3. После того, как на титульном листе будут сделаны соответствующие записи, уполномоченный сотрудник расписывается и ставит печать работодателя.

Количество вкладышей не ограничивается на законодательном уровне, поэтому их может быть любое число. Главное условие – они должны использоваться по необходимости.

Необходимость использования вкладыша

Если все графы трудовой книжки заполнены, и места для внесения новых пометок не осталось, запрещается:

  1. Зачеркивать информацию о награждениях или поощрениях лица, вносить кроме этих сведений данные о работе.
  2. Вклеивать новые листы от бланков трудовых книжек и использовать их в качестве продолжения документа.
  3. Оформлять новую трудовую книжку.

Внимание! Внесение информации осуществляется в таком же порядке, что и при заполнении трудовой книжки.

Как только свободное место для записей закончится, потребуется оформление вкладыша в трудовую книжку. В соответствии с законодательством он является единственным возможным продолжением документа (Постановление Правительства №225 от 2003 г.).

Покупка вкладыша

Любопытная информация

В случае утери или порчи работником трудовой книжки (вместе с вкладышем) расходы на выдачу вкладыша, дубликата несет сам сотрудник. Если же документ оказался утрачен в тот момент, когда он находился на хранении у работодателя, или испорчен работодателем, работник расходов не несет.

Законодательство устанавливает, что именно работодатель является тем лицом, кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку. Такие бланки хранятся в отделе кадров или бухгалтерии. Если предприятие небольшое, и названные отделы не работают, то хранение бланков осуществляется уполномоченным на этом лицом (чаще всего – кадровиком).

Оформить вкладыш в трудовую книжку лично в 2019 году обязаны индивидуальные предприниматели. Они самостоятельно покупают бланки, причем продажа вкладышей происходит специализированными организациями, что защищает их распространение среди посторонних лиц.

Чтобы работодатель смог получить бланки, ему потребуется заключить соглашение об их поставке. Эта процедура не доверяется работникам, поскольку необходимо контактировать с организациями, обладающими лицензиями на продажу полиграфической продукции.

Непосредственно работодатель может предоставлять вкладыши работнику:

  1. На безвозмездной основе.
  2. На возмездной основе – цена вкладыша в трудовую книжку при этом уплачивается работником, но она не может быть завышена.

Если бланки оплачиваются сотрудником, то средства взимаются, либо наличными, либо путем вычета из зарплаты.

Уже заполненный вкладыш подшивается в трудовую книжку. У некоторых работников таких дополнений может быть несколько. Все они должны быть подшиты в порядке заведения под обложкой трудовой книжки и отражены в отметках на ее титульном листе.

Вкладыш в трудовую книжку может быть получен только уполномоченным лицом под его роспись. Если предприятие взимает стоимость бланков с работников, то ими составляется соответствующее заявление.

Действующими нормами не устанавливается место, где требуется ставить штамп, куда подшить вкладыш и т.д. Однако получить ответы на эти вопросы можно с учетом сложившейся практики:

  1. Штамп «Выдан вкладыш», рекомендуется ставить в том месте, где он не затрагивает остальные пометки и легко читается.
  2. Отметку можно составить от руки, но рекомендуется применять в этих целях штамп.
  3. Бланки подшиваются в конце трудовой книжки, перед обложкой, несмотря на то, что удобно это делать в середине документа, где проходит прошивка.

В обязательном порядке на титульном листе вкладыша указываются реквизиты (помимо штампа). К ним относится номер бланка, дата его выдачи и серия.

Способы крепления вкладыша

Вкладыш – неотъемлемая часть трудовой, поэтому он должен быть вшит в данный документ. Законодательство не регламентирует четких правил по способу крепления вложения в документ. На практике чаще всего скрепление производят путем вшивания вкладыша в трудовую крепкими нитями толстой иглой между последней страницей и обложкой.

Рассмотрим немного подробней, как прошить вкладыш в трудовую книжку:

  • нужно развернуть вкладыш посередине и проколоть отверстия для нескольких стежков. Как правило, достаточно трех-четырех дырочек;
  • вдеть толстую крепкую нить в иглу с большим ушком и пришить вкладыш по проделанным отверстиям к обложке трудовой;
  • в завершении необходимо тщательно закрепить нить, чтобы она впоследствии не развязалась.

Категорически запрещается:

  • вместо оформления вкладыша в трудовую книжку использовать новый бланк трудовой;
  • подшивать или приклеивать в трудовую книжку чистые листы;
  • вычеркивать в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово и изменять его на слово «работе».

Исправление ошибок во вкладыше

Исправление ошибок во вкладыше методом зачеркивания, как и в основной трудовой, не допускается. Исключение составляет корректировка сведений на титульном листе при изменении личных данных, например, при смене фамилии.

Данный случай предполагает зачеркивание неактуальных сведений и вписывание новых.

Стоит обратить особое внимание, что корректировка титульного листа вкладыша производится в точном соответствии с корректировкой заглавной страницы основной трудовой.

Если же допущена ошибка при начальном заполнении вкладыша, то порядок исправления допущенного промаха выглядит следующим образом:

  • сотрудник отдела кадров должен вынуть и уничтожить вшитый вкладыш и составить об этом специальный акт;
  • сделать запись в основной трудовой, что оттиск штампа «Выдан вкладыш» с реквизитами вкладыша является недействительным;
  • внести в журнал движения трудовых книжек запись о недействительности ранее сделанной записи.

Затем лицо, ответственное за оформление трудовых, должно оформить и вшить новый вкладыш.

Источник: //otdelkadrov.online/4853-osobennosti-obrazets-oformleniya-vkladysha-v-trudovuyu-knizhku

Вкладыш в трудовую книжку: правила оформления и заполнения

Правила оформления вкладыша в тру

Вкладыш в трудовую книжку может понадобиться в следующей ситуации — в период деятельности (трудовой) у некоторых работников зачастую бывает, что нет в трудовой книжке (далее по тексту книжке) свободного места для написания записи. «Как быть?» — актуальный вопрос, который возникает у многих людей, для того чтобы он как можно реже задавался, необходимо прочитать данную статью.

Нормативная база

К книжке добавляется вкладыш, если нет чистого места для внесения новой позиции, которая оформляется в основном при приёме, перемещении или увольнении сотрудника.

С января 2004 года действует новая форма трудовой книжки и вкладыша. 1974 года и 1938 года, книжки утвержденных образцов тоже действительны.

В октябре месяце 2003 года утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек и вкладышей к ним.

Зачем нужен

Он выполняет те же функции, что и книжка. Если сотрудник администрации видит, что для внесения новой записи нет места, то запись вносится в вкладыш.

Как выглядит вкладыш к трудовой книжке

Присутствуют во вкладыше такие же поля как в книжке.

1. Должна ли быть голограмма

Голографическая голограмма является не обязательным. Но всё же, для защиты заполненных полей в бланках строгой отчётности, можно воспользоваться средством доп.защиты информации – это голограмма. Она может устанавливаться по желанию работодателя, который выдал трудовую книжку и вкладыш. Бланки трудовых книжек и вкладыши без голограмм действительны.

Читайте по теме:  Работа по совместительству — запись в трудовой книжке

2. Это бланк строгой отчетности

Бланками строгой отчётности являются и трудовые книжки, и вкладыши. Хранятся они у материально-ответственного лица в сейфе, а учёт по ним ведётся за балансом.

3. Действителен ли без книжки

Без трудовой книжки вкладыш недействителен. Внимательно на вкладыше рассмотрите титульный лист, на нём видно надпись «Вкладыш без трудовой книжки недействителен». При его выдаче ставится штамп с оттиском «Выдан вкладыш», около него прописывается номер и серии вкладыша.

1. Порядок выдачи

Вкладыш выдается сотрудником администрации при условии, что все позиции в трудовой книжке или предыдущего вкладыша полностью использованы.

2. Правила оформления и ведения

В правилах не прописано, куда ставится штамп о выдаче вкладыша. Как показывает практика, он с оттиском «Выдан вкладыш» штампуется на первой странице (титульном листе) книжки, а не вкладыша. Проставляется он на пустое место, чтобы не закрывать записи сведений о работнике на первой странице. Около штампа указываются дата выдачи вкладыша, его номер и серия.

Оформление титула

На титульной странице вкладыша указывается:

  • Имя;
  • Отчество;
  • Фамилия;
  • Образование (квалификация).

На титульном листе, заполненные данные, актуальны на дату их оформления. Титульный лист подписывает лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, в основном это сотрудник отдела кадров или представитель администрации организации. Ставиться также печать работодателя (при наличии).

Дата заполнения

Дата заполнения вкладыша проставляется на его титульной стороне. В графе, где указывается дата, нельзя указывать дату заполнения трудовой книжки, в ней указывается только дата заполнения вкладыша.

Нумерация записей

Продолжением трудовой книжки является вкладыш, поэтому нумерация в нём продолжается и не прерывается.

Например: Последняя позиция в книжке была за номером 14, то последующая запись будет начинаться с номера 15.

Проставление печатей

Печать на сведения о выдаче вкладыша не ставиться. В правилах говориться только о штампе.

Читайте по теме:  Трудовая книжка. Как исправить ошибки?

Сшивание трудовой книжки с вкладышем

После заполнения сведений о работе, а также титульного листа вкладыша, необходимо его подшить к основному документы. В правилах не прописано, куда должен вкладыш подшиваться, — в конец, середину или начало. Поэтому сотрудник, наделённый правом по ведению трудовых книжек, самостоятельно решает, куда его удобнее подшить. Как показывает практика, легче вшить в середину трудовой книжки.

3. Нюансы

Если у представителя администрации отсутствует новый вкладыш, то категорически запрещается вшивать чистые листы бумаги или заводить вместо вкладыша новую трудовую книжку.

Хочется отметить, что вкладыш без трудовой книжки не имеет юридической силы.

Если закончился, то выдается ли второй

Какое количество вкладышей можно прикреплять к одной трудовой книжке, нигде не прописано. Поэтому пришивать можно неограниченное количество раз.

Оформление дубликата вкладыша в случае утери

За сохранность и трудовой книжки и соответственно вкладыша отвечает:

  • Работодатель, если гражданин работает по трудовой книжке;
  • Работник, если гражданин в данный момент времени не работает.

В случае утраты, по каким-либо причинам, выдаётся дубликат. Если человек сам потерял трудовую книжку вместе с вкладышем, то необходимо обратиться на последнее место работы, для выдачи дубликата.

Нужен ли новый, если был испорчен

При заполнении вкладыша по невнимательности могут быть допущены ошибки. Если запись вносилась в новый вкладыш, то испорченный вкладыш необходимо уничтожить, а взамен его выписать новый. Вначале лучше заполнить позиции в вкладыше, а затем на титульном листе поставить штамп с реквизитами о выданном вкладыше.

Часто встречаемая ошибка заключается в том, что сотрудник отдела кадров не заметил, что закончился раздел «Сведения о работе» и занёс запись в раздел «Сведения о награждениях».

В таком случае зачёркивать запись во вкладыше нельзя, это касается книжки тоже.

Исправления вносятся таким способом, что следующим номером (позицией) делается запись, в которой прописывается, что предыдущая внесённая запись является не действительной. Далее вносятся правильные данные в нужный раздел вкладыша.

Читайте по теме:  Что делать если не отдают трудовую книжку при увольнении

Если работник сменил фамилию

Фамилию человек поменял, в период когда вкладыш:

  • Ещё не оформлялся;
  • Оформлялся.

В обеих ситуациях запись о смене Ф.И.О. (фамилии, имени, отчества) делается на титульном листе книжки с внутренней стороны, при этом ставиться подпись с расшифровкой лица внёсшего запись о смене фамилии и печать организации.

Если запись внесена неверно

Если неверная запись внесена предыдущими работодателями, то по действующему законодательству можно исправить выявленной ошибку работодателем, у которого в текущий момент времени находится книжка, на основании официального документа (письма) работодателя совершившего ошибку.

Для этого следующей по порядку вносится запись, в которой написано, что «Запись считать недействительной за номером таким-то». Следующей позицией написать правильную запись, с указанием номера приказа, на основании которого была ошибочно вписана запись.

Совет: проверяйте оформление записей сотрудниками кадровых служб, в трудовой книжке и вкладыше, при приёме, увольнении, перемещении, чтобы избежать недоразумения (проблемы) при определении Вам стажа работы при начислении пенсии в дальнейшем, в отделении Пенсионного Фонда.

1. Кто и где должен покупать

Работодатель, у которого в текущий момент времени работает сотрудник, обязан приобрести вкладыш в магазине отдела канцелярских товаров, в случаях, если нет пустых страницы:

  • В трудовой книжке;
  • Во вкладыше.

2. Сколько стоит

В организациях торгующих вкладышами в трудовую книжку цена складывается у каждого своя.

3. Производится ли удержание с работника

При приёме на работу сотрудника стоимость:

  • приобретённой книжки, если это первое место работы (начало трудовой деятельности);
  • вкладыша

удерживается из заработной платы, согласно написанному заявлению.

4. Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учёте операции по выдаче и получению платы за выданную трудовую книжку и вкладышей работникам отражают следующими бухгалтерскими проводками:

Если после прочтения данной статьи все вопросы исчерпаны, то желаю Вам удачи в трудовой деятельности.

Источник: //trud.expert/trudovye-knizhki/vkladysh-v-trudovuyu-knizhku.html

Оформление вкладыша в трудовую книжку и сшивание документов: правила, нюансы и частые проблемы

Правила оформления вкладыша в тру

Вкладыш является дополнением трудовой книжки. Потребность во вкладыше возникает при наличии большого количества записей в книжке сотрудника. Существуют определенные правила заполнения документа.

Зачем нужен вкладыш

Вкладыш – это дополнение к трудовой книжке, которое вкладывается в нее при заполнении всех страниц одного из разделов документа. Обычно вкладыш необходим для продолжения внесения записей в раздел сведений о работе. При частой смене организаций либо при многочисленных переводах в пределах одной организации страницы этого раздела заполняются быстрее всего.

Без трудовой книжки вкладыш недействителен, поскольку является приложением к ней, а не самостоятельным документом. Количество вкладышей не ограничено.

Оформление

Оформлять вкладыш необходимо следующим образом:

Если вы хотите узнать, как в 2019 году решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-86-72.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.
  1. Указать на титульном листе дату заполнения именно вкладыша, а не дату заведения трудовой книжки.
  2. Указать на титульном листе сведения о работнике, актуальные на момент заполнения документа. То есть при изменении фамилии, образования или иных данных, указанных на титульном листе трудовой книжки, берутся актуальные на данный момент сведения.
  3. Поставить внизу титульного листа подпись ответственного за заполнение трудовых книжек сотрудника и печать организации.

Кто покупает

Предоставление вкладышей – обязанность работодателя, во время работы у которого закончились страницы одного из разделов трудовой книжки. У любой организации должны быть заключены договоры на приобретение бланков этих документов.

При оформлении сотруднику вкладыша работодатель по закону имеет право взыскать затраченную на закупку бланка величину денежных средств с сотрудника.

Делается это путем удержания суммы, равной стоимости вкладыша, с заработной платы работника.

Следует отметить, что взыскать затраченную на покупку бланка сумму с сотрудника работодатель может только на основании соответствующего приказа. Без приказа удержание денежных средств для оплаты стоимости вкладыша является незаконным.

Как вшивается

Строгих требований относительно вшивания вкладыша в трудовую книжку не предусмотрено.

На практике наиболее популярный и удобный вариант – вшивание документа в конец трудовой книжки между последней страницей и обложкой.

Посередине делаются шилом два небольших отверстия, такие же отверстия делаются на одинаковом уровне в трудовой книжке. При помощи большой иголки с прочной нитью документы сшиваются между собой.

Важным условием является прочное закрепление вкладыша, поскольку в противном случае возникает риск утери документа.

Вшить вкладыш можно не только вручную, но и при помощи швейной машинки.

Для этого необходимо выбрать максимальную ширину шага стежка и прострочить документы.

Такой вариант является более удобным и надежным, но не у всех работодателей есть возможность использования подобного оборудования.

Что делать, если вкладыш испорчен?

Наиболее частые причины порчи вкладыша:

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-86-72.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.
  • внесение недостоверных сведений;
  • неправильная печать (или поставленная не в том месте печать);
  • неразборчивая подпись кадровика;
  • внесение исправлений без заверения их печатью;
  • порча документа в результате механического воздействия на него (намочить, порвать, поджечь и т. д.).

Если неверные сведения вносятся в титульный лист документа, испорченный вкладыш изымается и вместо него заполняется новый. В этом случае расходы за новый бланк несет работодатель, так как порча произошла по его вине.

Если ошибка допущена при заполнении кадровым работником организации раздела со сведениями о работе, то замена документа не требуется. Достаточно признать ошибочную запись недействительной и далее внести верные сведения.

При механической порче документа изготавливается его дубликат.

Все сведения о стаже работы сотрудника переносятся из старого вкладыша в новый. Стоимость документа оплачивает работодатель, если порча произошла по его вине. Если вкладыш был испорчен, когда находился на руках у гражданина вместе с трудовой книжкой, стоимость его дубликата оплачивается самим гражданином.

Вкладыш заполняется в этом случае по последнему месту работы.

  • Москва: +7 (499) 110-86-72.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Источник: //zakonguru.com/trudovoe/trudovaya/oformlenie-vkladysha.html

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку

Правила оформления вкладыша в тру

Вкладыш в трудовую книжку — это дополнительный бланк, который нужен, если основной закончился. Поговорим о том, как оформить образец вкладыша в трудовую книжку.

КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня

Получить доступ

Работники, ведущие активную деятельность, как положительную, так и отрицательную, а также их работодатели часто сталкиваются с ситуацией, когда в трудовой книжке заканчивается последняя страница для записей.

Два документа о стаже одновременно работник иметь не может, поэтому в случае утери ему выдается дубликат, а завести вторую трудовую, даже если закончилась первая, — нельзя.

Также нельзя продолжать записи о работе в разделе, предназначенном для внесения сведений о награждении.

Законодатели предусмотрели такую проблему, поэтому в Правилах заполнения, утвержденных постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 есть раздел о заполнении вкладышей в этот документ.

Этим разделом предусмотрено заведение дополнительных листов, порядок внесения в них сведений о работе, требования о вклейке и другие условия.

Специально разработанный и имеющий степень защиты от подделок, аналогичную защите основного документа, вкладыш представляет собой блок чистых листов для записей без обложки, который подшивается или подклеивается в основной документ работника.

Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку

Когда бланк подшит, в нем можно начинать делать записи. Следует обратить внимание, что нумерация этих записей не начинается сначала, а продолжает уже начатую в трудовой. Если, к примеру, последняя запись имела номер «47», то первая запись на новых страницах должна быть сделана под номером «48». Остальные правила знает каждый кадровик:

  • точек в конце записи не ставить;
  • использовать шариковую ручку с синими или черными чернилами;
  • каждая запись должна быть заверена подписью и ФИО уполномоченного лица, а также печатью (если используется).

Выглядеть этот образец будет примерно так:

Источник: //ppt.ru/art/trudovie-knijki/vkladish

Как правильно провести выдачу вкладыша в трудовую книжку

Правила оформления вкладыша в тру

На территории РФ одним из самых важных и необходимых документов гражданина считается трудовая книжка. Это особый регистр учета трудовой и оплачиваемой деятельности человека. Правила ведения и хранения бланка трудовой книжки строго подчиняются специальным нормативным актам. В них же указано, как правильно выдать вкладыш в трудовую книжку.

Самые распространенные ошибки и связанные с ними проблемы

Вкладыш в трудовую книжку принято считать отдельным документом, но без самой трудовой книжки он не является действительным. При оформлении вкладыша многие работодатели допускают огромное количество грубейших ошибок.

Например, в трудовой книжке не допускается появление всевозможных помарок, подчисток, зачеркиваний (как исключение в некоторых отдельных случаях) и исправлений.

Что же происходит на практике? Когда в бланке трудовой заканчивается пустое место в разделе «Сведения о работе» и просто некуда вносить новую информацию, кадровики делают следующее: в разделе «Сведения о награждениях» перечеркивают слово «награждениях» и пишут «работе».

Такие действия являются ярким примером безответственного, некорректного ведения бланков трудовых книжек со стороны работодателей. Проблемы, которые в будущем, скорее всего, появятся у сотрудника:

  1. Если возникнет необходимость смены текущего места работы, новый начальник может просто не принять соискателя по той причине, что у него неправильно заполнена трудовая книжка. Если соискатель дорожит данной работой, то ему придется возвращаться на прежнее предприятие и требовать в отделе кадров признания такого «исправления» недействительным. Далее должно быть произведено правильное оформление вкладыша в трудовую книгу. Если это не произойдет, то придется заводить новую трудовую книжку с сохранением старой.
  2. Выход на пенсию также может сопровождаться множеством коллизий из-за недобросовестного ведения бланка трудовой книги. Такая ситуация может повлечь за собой проблемы с оформлением социальных выплат согласно трудовому и страховому стажу. Сотрудник может просто потерять целый период своей трудовой деятельности. Доказывать свою правоту придется через суд.

Согласно нормативным актам, ведением, заполнением и хранением бланков трудовых книжек и вкладышей к ним занимается непосредственный работодатель. Предусмотрена также и ответственность за нарушение предписаний, но тем не менее, разбираться со всеми проблемами, связанными с нарушением правил, придется пострадавшему сотруднику.

Порядок оформления вкладыша в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку – это дополнительное приложение к уже имеющемуся бланку трудовой. Он «открывается» только в том случае, когда трудовая книга заполнена. Процесс оформления вкладыша в трудовую книгу должен подчиняться следующим правилам.

  • Право на оформление и выдачу вкладыша имеет исключительно работодатель.
  • Первая страница вкладыша должна содержать в себе все сведения о работнике, указанные в трудовой книжке. К ним относят:
  1. фамилию, имя и отчество}
  2. дату рождения}
  3. данные об образовании (получении диплома или аттестата)}
  4. специальность (в случае если таковая не была ранее указана, то и во вкладыше не следует «импровизировать», пусть лучше графа останется незаполненной).
  • Также должны быть внесены дата заполнения вкладыша (день внесения в него первых записей), фамилия, инициалы и подпись ответственного должностного лица, подпись владельца трудовой книжки. Как и трудовая книжка, вкладыш заполняется в соответствии с данными первичных документов: паспорта, диплома, трудовой книжки.
  • Вкладыш в трудовую книжку заполняется точно так же, как трудовая. Вкладыш является ее продолжением, поэтому нумерация записей в нем продолжается с учетом предыдущих трудовых событий. Вторая графа – это дата внесения записи, третья – запись о приеме на работу или увольнении, о переводе, сокращении и прочих событиях. Четвертая содержит название документа, на основании которого была внесена запись: приказ, постановление. Как и в трудовой, во вкладыше не допускаются сокращения слов. Вся информация должна быть зафиксирована в полном объеме.

Выдача вкладыша в трудовую книжку

Необходимо также знать, где делаются записи о вкладыше в трудовую книжку, так как это важный момент учета для предприятия и для сотрудника. Выдача вкладыша в трудовую книгу сопровождается записями:

  1. На внутренней стороне первого листа трудовой указывается «Выдан вкладыш», ставится его серия, номер. Это процедура повторяется при каждой последующей выдаче этого документа. Важно знать, что эти записи следует делать исключительно после заполнения вкладыша. Например, если при перенесении основных данных из трудовой книжки во вкладыш была допущена ошибка, то в таком случае необходимо «заводить» новый вкладыш (исправления допускаются в исключительных случаях).
  2. Сотрудник отдела кадров или непосредственно руководитель предприятия должен сделать запись в «Книге учета трудовых книжек» о том, кому и когда был выдан вкладыш. Нельзя забывать и о том, что там же нужно указать номер и серию вкладыша.
  3. Вкладыши в трудовую книгу должны быть подшиты. Нельзя заниматься вклеиванием такого важного документа. Чтобы не возникало лишних проблем и неприятностей с присоединением вкладыша к оригиналу, была придумана специальная обложка. Она предназначена для правильного и удобного вшивания вкладышей, но довольно часто их просто приклеивают прямо посередине трудовой или вшивают перед последней страницей бланка книжки.

Порядок выдачи вкладыша в трудовую книгу

Как выдать вкладыш в трудовую книгу – очень важный вопрос. Трудовая книжка может существовать без вкладышей как абсолютно самостоятельный документ.  Вкладыш же не имеет юридической силы без оригинала трудовой.

По этим причинам к оформлению вкладышей в трудовые книжки необходимо со всей ответственностью подходить руководству, отделу кадров и самому работнику.

Выдача вкладышей в трудовую книжку обычно сопровождается рядом предшествующих событий:

  • Когда заканчиваются свободные листы в бланке трудовой книжки, возникает необходимость ее продолжения, то есть оформления вкладышей. Это документы, на которых продолжается вестись хронология трудовой деятельности сотрудников.

Сотрудник должен быть оповещен о том, что возникла необходимость «заводить» вкладыш в трудовую книгу, в устной или письменной форме. Важно: без ведома владельца трудовой вкладыш оформлен быть не может.

Далее последний в обязательном порядке пишет заявление, в котором указывает на необходимость завести дополнительный регистр – вкладыш. После этого заявление отправляется на рассмотрение руководства.

Следующий шаг – подпись руководителя и присвоение заявлению визы.

  • На любом предприятии для осуществления каких-либо организационных или производственных задач необходим локальный распорядительный акт. В данном случае это приказы директора, президента или председателя. Они, как правило, составляются по заранее установленным шаблонам.

В приказе указывают все необходимые реквизиты предприятия/организации. Основание – заявление работника. Также указывается серия, номер и дата выдачи вкладыша. Назначается специальное ответственное лицо (группа лиц) за проведение всех этих мероприятий. Готовый приказ подписывается руководящим органом.

  • Сотрудник ставится в известность о том, что вкладыш оформлен и может быть подшит. Очень важно запомнить: вкладыши в трудовую книгу выдаются в соответствии с существующими на данный момент времени типовыми образцами.

Даже если трудовая была оформлена несколько десятков лет назад, вкладыш должен быть современного образца. Кадровики обязательно должны предупредить сотрудников о том, что вкладыши без своей главной составляющей (трудовой книги) просто недействительны.

Дополнительная информация

В регистре «Книга учета трудовых книжек» должны быть указаны все вышеприведенные данные.

От работника нельзя утаивать информацию о том, что из зарплаты будет удержана некоторая сумма денег, которая понадобились для оформления вкладышей.

Пока сотрудник работает на предприятии, его трудовая книжка находится в отделе кадров. Как только он увольняется – необходимо под расписку выдать ему трудовую и вкладыш.

  • Кадровое делопроизводство

Источник: //hr-portal.ru/article/kak-pravilno-provesti-vydachu-vkladysha-v-trudovuyu-knizhku

Правила оформления вкладыша в тру

Правила оформления вкладыша в тру

Меню

— Новости — Правила оформления вкладыша в тру

Редко человек долгое время, а то и всю жизнь, трудится на одном месте. В большинстве случаев у людей довольно большой послужной список в трудовой книжке. А так как количество страниц для записи о местах работы в ней ограничено, то и приходится приобретать вкладыш. Как оформлять вкладыш в трудовую книжку? Как правильно сделать запись? Эти и другие нюансы рассмотрим в этой статье.

Форма документа

Иногда можно столкнуться с тем, что страницы в трудовой книжке, где ведутся записи о месте работы, заканчиваются. И это не значит, что нужно менять трудовую и заводить новую. Для таких целей была разработана специальная форма – вкладыш, которая и продолжает насчитывать сотруднику трудовой стаж.

Форма вкладыша в трудовую книжку установлена на законодательном уровне. Титульный лист заполняется аналогично трудовой книжке.

Правила оформления вкладыша в трудовую книжку

Указанный документ заводится по факту первого трудоустройства работника.

При всех последующих оформлениях данный формуляр предоставляется по новому месту работы и хранится там вплоть до увольнения.

Все факты, связанные с исполнением должностных обязанностей, следует отражать в трудовой книжке. К ним относятся сведения о заключении договора с физическим лицом и издании приказа, перемещении работников по отделам и должностям, увольнении граждан и другие.

На основании сведений, содержащихся в трудовой книжке, можно рассчитать периоды исполнения гражданином должностных обязанностей, его стаж.

Правила оформления вкладыша в трудовую

Внимание Делать проколы нужно аккуратно, чтобы не повредить бланки строгой отчетности и не сделать дырки в записях. Проколы должны располагаться у самого переплета.

  • Нитки вставляются в иголку. Лучше использовать толстые нитки, они не разорвутся, не сотрутся.

После вкладыш пришивается к трудовой книжке. Количество стежков не ограничено. Пришивать следует так, как сшиваются внутренние приказы в отдельные книги. В конце нитка обрезается, а ее концы прочно привязываются.
Это обеспечит прочное прилегание вкладыша к трудовой книжке. Кончики ниток необходимо обрезать.

В некоторых организациях есть специальные швейные машинки, предназначенные для скрепления документов. Они имеют широкий шаг стежка. Их можно использовать для вшивания вкладыша, закрепив нитки в самом конце.

Проставление штампа

На этом процедура вшивания будет закончена.

Проставляется штамп «Выдан вкладыш», указывается его индивидуальные данные (номер и серия).

Следуя букве закона, в документ необходимо ставить именно штамп, но и ручная запись не повлечет недействительности вкладыша. Место его размещения определяется ответственным должностным лицом, исходя из наличия свободного пространства. Чаще всего отметка проставляется в правом верхнем углу титульного листа (первой страницы) книжки.

Целесообразно полностью оформить вкладыш надлежащим образом, проверить его, убедиться в правильности заполнения и внесенных данных.
Лишь после этого следует ставить соответствующий штамп на книжке.

Инструкция по вшиванию вкладыша

После оформления необходимо вшить вкладыш в трудовую книжку.

Правила оформления вкладыша в трудовую книжку образец

Важно

Это документы, на которых продолжается вестись хронология трудовой деятельности сотрудников.

Сотрудник должен быть оповещен о том, что возникла необходимость «заводить» вкладыш в трудовую книгу, в устной или письменной форме. Важно: без ведома владельца трудовой вкладыш оформлен быть не может. Далее последний в обязательном порядке пишет заявление, в котором указывает на необходимость завести дополнительный регистр – вкладыш.

После этого заявление отправляется на рассмотрение руководства. Следующий шаг – подпись руководителя и присвоение заявлению визы.

  • На любом предприятии для осуществления каких-либо организационных или производственных задач необходим локальный распорядительный акт. В данном случае это приказы директора, президента или председателя.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку – вопрос, с которым время от времени сталкиваются работодатели.

В трудовой книжке определенное количество страниц, которые со временем полностью исписываются, и в этом случае приходит на помощь вкладыш в трудовую книжку.

Что такое вкладыш, зачем его заполнять, и как это правильно сделать, подробно рассмотрим в этой статье.

Что такое вкладыш в трудовую книжку и для чего он нужен

Как оформить вкладыш в трудовую книжку

Что недопустимо при ведении вкладышей в трудовых книжках

Нюансы заполнения вкладыша в трудовую книжку

Что такое вкладыш в трудовую книжку и для чего он нужен

Граждане, которые ведут активную трудовую деятельность, рано или поздно попадают в ситуацию, когда страницы трудовой книжки в одном из разделов заканчиваются.

В них же указано, как правильно выдать вкладыш в трудовую книжку.

Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку образец

Отраженные в ней записи могут подтвердить или опровергнуть как квалификацию работника, так и его профессиональную карьеру.

С учетом всего сказанного может возникнуть ситуация, когда вышеназванный формуляр будет заполнен и у работодателя появится вопрос, как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку.

Вкладыш в трудовую книжку

Учитывая особое значение трудовой книжки, законодатель разработал Правила их ведения и хранения, которые утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.

Каждая трудовая книжка и любая запись, вносимая в нее, должны соответствовать вышеназванному нормативному документу.

В соответствии с пунктом 38 указанных Правил если в трудовой книжке заполнены все страницы, то возникает необходимость оформления вкладыша в неё.

Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку 2017

Даже при порче вкладыша составляется акт списания.

Бывают ситуации, когда работник настаивает на написании заявления сам. Отказывать ему в этом случае не нужно. После принятия заявления его следует вшить в личное дело, выдать вкладыш.

Написание заявления

Если на предприятии есть установленная форма такого заявления, то лучше воспользоваться ею. В противном случае оно пишется в произвольном порядке.

Сначала указывается, на чье имя пишется заявление.
Получателем должен быть руководитель организации. Передавать документ ему в руки необязательно. Оставить заявление можно и другим уполномоченным лицам (главному бухгалтеру, кадровому специалисту).

После прописывается, кто является составителем заявления.

Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку

Исходя из сложившейся практики, в том числе судебной:

  • штамп о выдаче вкладыша лучше проставить так, чтобы он не вытеснял другие записи, но был читаем;
  • вручную отметку сделать можно, но желательнее использовать штамп;
  • подшивают вкладыш, как правило, в конце книжки, перед обложкой, хотя логичнее это сделать перед разделом «Сведения о награждениях», а удобнее в середине на самой прошивке вкладыша.

Что недопустимо при ведении вкладышей в трудовых книжках

Бывают ситуации, когда при заведении нового вкладыша кадровик (или иной сотрудник нанимателя) допускает ошибку. Вносить исправления нельзя, и такой вкладыш должен быть утилизирован по соответствующему акту. Уникальный номер вкладыша следует вырезать и вклеить в журнал учета (для подтверждения утилизации испорченного вкладыша).

Правила заполнения вкладыша в трудовую

Лишь после этого следует ставить соответствующий штамп на книжке.

Нюансы заполнения вкладыша в трудовую книжку

Рассмотрим важные основы заполнения вкладыша трудовой книжки.

  1. Как уже указывалось выше, вкладыш ведется так же, как и сама книжка.
  2. Следует помнить, что без трудовой книжки сам по себе вкладыш не имеет юридической силы (недействителен).
  3. Нумерация во вкладыше не начинается сначала, а продолжает уже начатую в трудовой книжке. Например, номер последней записи в трудовой в данных о работе – «16». Значит, первая запись во вкладыше будет под номером «17».
  4. Не стоит переживать, если место на странице в трудовой книжке уже закончилось, а начатая запись еще нет.

Источник: //north-lawyer.ru/pravila-oformleniya-vkladysha-v-tru/

Юрист Шереметьев
Добавить комментарий